Comment réussir son colloque?

C’est dans la foulée de cette mobilisation qu’une orientation collaborative a été adoptée pour élaborer le présent texte. J’ai sollicité les collègues de l’UQAC responsables ou coresponsables d’un colloque dans le cadre de l’édition 2018, en leur demandant d’identifier le principal élément contribuant à la réussite d’une telle activité scientifique. Seize (16) ont répondu. Le fruit de notre réflexion est organisé en trois temps : la planification, le déroulement et les suites d’un colloque.

La planification d’un colloque réussi

Une planification adéquate est incontestablement la principale clé du succès d’un colloque. La grande majorité des éléments identifiés la concerne. Deux d’entre eux se démarquent principalement, soit l’identification d’une thématique pertinente et attrayante ainsi que la compétence et la complémentarité des conférenciers retenus, incluant un conférencier de renom.

En ce qui a trait à la thématique, sa pertinence doit bien sûr être scientifique. Il importe aussi d’y trouver un ancrage plus vaste afin de contribuer au lien science-société ainsi qu’à la mobilisation des connaissances auprès d’une diversité de publics cibles.

L’élaboration d’une programmation qui comporte une ligne directrice procurant une cohérence d’ensemble au colloque est une condition de succès supplémentaire. Ici, il s’agit d’éviter le simple collage de présentations pour favoriser plutôt un enchainement cohérent d’idées, ce qui sera propice aux discussions. Idéalement, cette feuille de route doit être communiquée aux conférenciers.

En ce qui a trait aux échanges, des plages méritent d’être prévues explicitement dans la programmation. Les conférenciers peinant parfois à synthétiser leurs propos, il en résulte un empiétement sur le temps alloué implicitement aux questions à la suite de chaque présentation. Un temps de discussion réservé « explicitement », cadré et ordonné, permet de composer adéquatement avec ce défi. De plus, afin de maximiser la qualité des interactions, les éléments balisant les échanges gagnent à être réfléchis en amont par les responsables de cette tâche, plutôt qu’à être improvisés séance tenante.

Par ailleurs, tout organisateur souhaite habituellement un nombre important de participants à son événement. Or, un auditoire ne se constituera pas par lui-même. À cet effet, l’élaboration d’une liste d’invités ainsi que l’acheminement d’invitations et de rappels personnalisés sont des pratiques à privilégier.

Le déroulement d’un colloque réussi

Le jour du colloque, la performance devient particulièrement collective du fait que l’implication des conférenciers atteint son apogée. Chacun doit donc être bien préparé, c’est-à-dire maitriser le contenu de sa présentation et disposer d’un support visuel sobre en soutien à son propos. En d’autres mots, des diapositives surchargées, ou pire encore la lecture de celles-ci, sont à proscrire.

Pour ce qui est des responsables du colloque, il importe qu’ils aient en tête l’horaire complet de la journée. Cela assure une fluidité dans le déroulement des activités. On suggère de porter une attention particulière au respect des espaces de discussion prévus. Bien qu’il soit délicat d’interrompre un présentateur, on peut minimiser cet effet de différentes façons. Premièrement, on peut expliquer pourquoi on agira ainsi dans le mot introductif du colloque. Ensuite, on peut faire quelques rappels tout au long de la journée. Enfin, la valorisation de ceux qui respectent le temps imparti a un effet positif sur les présentateurs subséquents. Dans tous les cas, l’usage d’une touche humoristique clarifiera l’intention de façon décontractée.

Pour permettre aux responsables de se concentrer sur ces éléments cruciaux et, le cas échéant, sur l’animation des discussions, la présence d’une personne dédiée à la logistique (chronométrage des présentations, soutien technique, distribution des boites à lunch, etc.) est recommandée. Il pourrait s’agir d’un étudiant au baccalauréat, pour qui une telle participation plus périphérique pourrait devenir un facteur de motivation à la poursuite d’études supérieures.

Enfin, l’ouverture d’esprit est aussi une condition de succès dans la mesure où la participation à un colloque représente une occasion de développement professionnel. Ainsi, pour en tirer des bénéfices tangibles, une prédisposition à la transformation, au questionnement, est souhaitable pour s’ouvrir réellement aux apports de tout un chacun.

Les suites d’un colloque réussi

Si la journée du colloque en est le fait saillant, elle ne devrait pas en être l’étape ultime. On suggère d’envisager l’élaboration d’un artéfact pour en conserver les traces. Il peut s’agir d’actes du colloque, d’un ouvrage collectif, d’un numéro spécial dans une revue, d’un site Web, d’un enregistrement vidéo, etc. Comme pour les autres aspects d’un colloque, la créativité est bienvenue. D’une part, cela donnera accès aux contenus aux personnes qui n’auront pu y participer. D’autre part, ces traces serviront d’ancrage à la construction d’initiatives ultérieures. On suggère d’informer les conférenciers de l’intention de produire un artéfact dès la phase de planification et d’amorcer la production promptement au terme de l’événement.

Par ailleurs, il est de bon aloi que les responsables acheminent un mot de remerciements aux participants. Cela permet d’entretenir les liens au sein du réseau qui a été créé ou maintenu par les activités du colloque.

En conclusion, un élément transversal aux trois temps est fondamental pour la réussite d’un colloque. Il s’agit de la qualité de la collaboration entre les responsables. Celle-ci passe en particulier par une communication soutenue et limpide, mais aussi par le plaisir qu’on retrouve à assumer la responsabilité d’organiser un événement rassembleur. Après tout, la science n’est pas que sérieuse; elle est aussi agréable.

Bon succès dans votre colloque!