331 - L'exploitation et la mise en valeur des archives à l'ère numérique

La notion de facettes permet une catégorisation et une recherche multidimensionnelle de l'information ou de ressources documentaires dans un environnement numérique, son usage en bibliothéconomie étant le plus connu. Des recherches récentes ont étendu l'application de ce concept à la classification des documents utilisés dans les organisations en vue d'offrir une approche complémentaire à l'utilisation d'un plan de classification strictement énumératif et hiérarchique. Afin de vérifier son applicabilité pour compléter la description et favoriser le repérage des documents d'archives conservés dans les services d'archives, une étude a été menée à partir de l'examen des questions de recherche d'usagers impliquant la consultation d'un ou de plusieurs fonds d'archives. Cette étude a permis de colliger des données relatives aux concepts représentés dans la question de recherche, aux mots-clés utilisés et à l'expérience des usagers dans l'utilisation des instruments de recherche en archivistique (par exemple, niveau de satisfaction et améliorations suggérées dans la conception de ces instruments de recherche). Différentes conclusions se dégagent quant aux caractéristiques relatives aux concepts et aux mots-clés utilisés mais aussi quant aux limites des instruments de recherche telles que perçues par les usagers. L'utilisation d'interfaces de navigation à facettes apparaît comme une piste utile pour une meilleure diffusion et un meilleur repérage des archives.

L'utilisation des archives est confrontée à des difficultés qui relèvent des interventions archivistiques menées dans les institutions. Elles prennent une autre dimension lorsqu'il s'agit de l'appareil judiciaire québécois composé d'institutions indépendantes, aux pratiques pourtant formalisées, appelées à fonctionner en réseau dans des rapports constants d'échange et de transfert des archives. Dans cette perspective, notre communication veut montrer que l'utilisation des archives passe par une interrelation dynamique et articulée des interventions archivistiques intra et extra institutionnelles. Des observations que nous avons menées sur des institutions judiciaires québécoises permettent de faire état de certains problèmes. Par exemple, les modes de consignation des dossiers judiciaires ne sont pas toujours appliqués de façon uniforme. Les transactions documentaires entre institutions judiciaires – échange ou transfert – ne sont pas toujours opérées convenablement. Enfin, une classification inappropriée ou l'absence de classement ne rendent pas toujours compte des particularités de leur mandat. En définitive, elles compliquent ou ne favorisent pas l'utilisation des archives.

Les lieux de savoir et de mémoire sont en mutation avec le numérique comme système d'expression humaine. Dans ce nouveau cadre qui se définit un peu plus chaque jour, c'est tout l'art mnémonique et les outils mnémotechniques qui doivent être repensés.  Comment la valorisation pourrait-elle se faire dans ce contexte? Ceci inclut tout aussi bien le choix des matériaux que leur exploitation. Cette présentation explorera ces nouveaux défis auxquels sont confrontées toutes les institutions de mémoire et proposera des pistes de réflexion.

En 2011, la Direction de l'Université amplifie le mandat des Archives en y incluant la responsabilité de suivi et de préservation des archives administratives, notamment électroniques, dans une logique de records management. Dans ce contexte institutionnel, l'équipe des Archives prend différentes initiatives et entame un certain nombre de projets qui intensifient la valorisation numérique des archives et visent à une meilleure prise en charge, de la production à la conservation, des archives nées numériques. Avec le recul, la présente communication se propose, d'abord, de faire le bilan des actions entreprises par le Service des Archives en matière d'exploitation/valorisation des archives, qu'il s'agisse d'une exploitation/valorisation numérique des archives ou d'une exploitation/valorisation des archives numériques. Dans un deuxième temps, nous examinerons les éléments de la culture informationnelle de l'Institution qui permettent de comprendre les résultats obtenus et les difficultés rencontrées. Dans un troisième temps, nous ferons état d'un certain nombre de facteurs endogènes au monde des archives et à la fonction d'archiviste sur lesquels une action pourrait être entreprise pour améliorer l'efficacité des actions entreprises. En conclusion, nous  proposerons un certain nombre de pistes de réflexion générales sur les adaptations ou les transformations qu'implique la présence de plus en plus prégnante du numérique sous toutes ses formes dans le monde des archives.


Les assises de l'archivistique contemporaine se sont articulées autour des usages et des fonctions économiques et culturelles des ressources documentaires dans les organisations. Il n'est donc pas surprenant de constater que l'exploitation et la mise en valeur sont omniprésentes dans le discours archivistique. Aussi centrales soient-elles, ces notions demeurent toutefois vastes et difficiles à saisir au plan théorique. Dans la littérature spécialisée, elles renvoient à un idéal plus qu'à une fonction professionnelle proprement dite. De même, si on traite abondamment des modalités par lesquelles la mise en valeur s'opère (expositions, publications, et autres), on parle moins des stratégies et des structures d'action dans lesquelles ces moyens s'inscrivent. Bref, on s'intéresse aux intrants et aux extrants de l'exploitation des archives, mais on questionne moins les fonctionnements de ce large processus. Cette communication part de ce constat et vise à réfléchir l'exploitation des archives dans la perspective d'un système d'intervention conditionné par des acteurs, des processus et des rapports avec un environnement. Un approfondissement dans cette optique permet d'identifier comment le numérique intervient dans le système d'exploitation traditionnel des archives et comment il change notamment les jeux de relations entre les acteurs qui y participent.

Partant du cas des archives scientifiques du CRILCQ prises en charge par le Laboratoire Ex situ et le projet DÉCALCQ, cette communication s'intéressera à la nécessaire remobilisation des contenus documentaires traités comme archives. Réinsérés dans le processus de la recherche scientifique sur la littérature et la culture québécoises, ces fonds documentaires illustrent le caractère illusoire de leur saisie en dehors de la progression de la recherche. Il apparaît dès lors impératif d'élargir la perspective et de voir l'ensemble de la strate documentaire des projets scientifiques comme un continuum. De l'édition des sources à l'expérimentation de nouveaux modes de diffusion des résultats de recherche, en passant par la remobilisation de la documentaire intermédiaire, tout environnement numérique de recherche se constituera sur les fondements d'une gestion globale des connaissances, en lien intime avec le principe de la diffusion et de l'utilisation.

Le principe de cohérence des archives se trouve dans la définition même de l'organisation en tant que personne morale sécrétant «naturellement et organiquement » les documents qui seront à préserver et exploiter pour les générations futures.  Toutefois, plusieurs autres disciplines œuvrent au sein de l'organisation et apportent leur propre définition de celle-ci : organisation apprenante, connaissance organisationnelle, intelligence d'affaire, autant de points de vue sur l'organisation qui portent peut-être des modèles d'action difficilement conciliables avec celui des archives. De plus, les notions de gestion de contenus ou de connaissances oblitèrent le document sous un modèle de théorie de l'action organisationnelle qui définit le rôle de la mémoire de façon à laisser peu d'espace aux archives elles-mêmes. Cette situation ne peut qu'avoir des effets importants sur la capacité des archivistes à assurer l'exploitation efficace des documents d'archives au sein de l'organisation. C'est ce que nous voulons traiter dans notre intervention.

Si les usagers habituels des services d'archives sont assez bien connus et précisément définis, les usages, eux, sont traditionnellement liés à des domaines d'activité qui, pour être connus ne sont pas vraiment balisés. Ces domaines sont l'administration, la recherche et le patrimoine. Cependant, les archives sont aujourd'hui, notamment grâce à l'environnement numérique, comprises et utilisées hors de leur lieu traditionnel qu'est le service d'archives et souvent même hors de l'action des archivistes. D'un point de vue archivistique, les usages permettent de questionner la vision même des archives et leur définition. Ainsi, deux conceptions générales des archives existent aujourd'hui et apparaissent comme essentiellement contradictoires en ce que l'une (classique) est centrée sur le créateur des documents et le passé compris comme l'ensemble des actes posés par le créateur, tandis que l'autre (postmoderne) se fonde sur les fonctions sociales des archives et sur le rôle de l'archiviste. Ces deux visions permettent, à l'heure de l'exploitation et de la mise en valeur des archives à l'ère numérique et en suivant les traces et la pensée de Walter Benjamin, de proposer une pensée dialectique des archives. Mais que pourrait être une telle pensée, comment peut-elle être déployée et quel pourrait être son apport pour l'archivistique? Voici les axes que nous proposons de développer.