Inscription

Les frais d’inscription : de l’oxygène pour poursuivre notre mission

Sans les revenus d’inscription, l’Acfas, organisme à but non lucratif, ne pourrait poursuivre sa mission centrale de promotion de la recherche en français et ne pourrait tenir ce grand rendez-vous scientifique annuel qu’est le congrès.

Que couvrent les frais?

En vous inscrivant au congrès, vous permettez la tenue d’activités de représentation et de promotion du milieu de la recherche tout au long de l’année. Un appui à la mission centrale de l’Acfas qui se traduit par :

• Des prises de position autour d’enjeux clés pour la recherche (par exemple, financement, relève, politiques scientifiques, etc.);
• La promotion de la recherche d’un point de vue multidisciplinaire;
• L’établissement de collaborations et d’initiatives conjointes avec d’autres organismes de culture scientifique;
• La mise en réseau des chercheurs, des utilisateurs de la recherche, des décideurs publics et des citoyens.

Votre contribution permet également de couvrir les coûts liés à l’organisation du congrès et de soutenir diverses initiatives :

• Augmenter la diffusion des résultats de recherche auprès du grand public par le biais de la couverture médiatique du congrès;
• Mettre en place des projets spéciaux pour la relève scientifique tel que le service des conseillers en communication scientifique;
• Mettre à disposition une plateforme informatique répondant aux besoins des congressistes;
• Créer une gamme d’activités destinées au grand public et favoriser le dialogue science et société.

Est-ce que tout le monde doit s'inscrire au congrès?

L’inscription au congrès est obligatoire pour toute personne désirant participer ou assister aux activités payantes du congrès. Veuillez noter qu'aucuns frais additionnels ne vous seront demandés pour l’accès aux colloques, et que ceux-ci sont accessibles à l'ensemble des congressistes ayant payé leur inscription (il n'est pas nécessaire de réserver une place pour assister à un colloque spécifique). L’accès aux communications libres et aux activités grand public est gratuit et en accès libre pour les personnes souhaitant y assister. Des réservations peuvent être requises pour certaines activités grand public. Les frais d’inscription varient selon le statut du congressiste. Les membres de l’Acfas ainsi que les étudiant·es, les représentant·es d’OBNL et les personnes retraitées bénéficient d’un tarif réduit.

Je suis auteur·trice ou coauteur·trice d’une communication libre. Dois-je m’inscrire?
Les premiers auteurs et premières autrices de communications libres doivent s’inscrire obligatoirement au congrès avant la date limite indiquée. Les coauteur·trices n’ont pas à s’inscrire s’ils ou elles n’assistent pas au congrès ou s’ils ou elles n'interviennent pas dans la communication orale. Si elles ou ils souhaitent intervenir oralement, elles ou ils sont soumis à la règle d'inscription.

Je suis un conférencier invité ou conférencière invitée. Dois-je défrayer les coûts d’inscription?
Les conférenciers invités et les conférencières invitées par les responsables de colloques doivent défrayer les coûts d’inscription au même titre que les autres congressistes. Il est possible que les responsables défrayent les coûts des conférenciers et conférencières qu’ils ou elles invitent, mais cela demeure à leur discrétion. L’Acfas ne fera pas de suivi sauf celui de s’assurer que tout conférencier et toute conférencière ait son inscription payée sur les lieux du congrès. Il est de la responsabilité des responsables de colloques de s'assurer que tout participant ou participante à son activité ait payé son inscription.

Favoriser le dialogue sciences-société 

Afin de favoriser la participation de la société civile aux activités scientifiques du congrès, l'Acfas a créé un tarif Allié·e qui s'applique aux personnes de l'extérieur du milieu de la recherche et de l'enseignement supérieur. Plus d'informations.  

Laissez-passer offerts par l'Acfas

Service aux colloques : jusqu'à trois inscriptions gratuites!
Les responsables de colloques bénéficient de deux ou trois inscriptions gratuites en fonction du nombre de conférencier-ères apparaissant à leur programme. Cette mesure vise à soutenir l’organisation de leur colloque. Ils ou elles pourront les attribuer en ligne (module Mes colloques) aux personnes de leur choix (incluant les responsables de colloques) du 17 mars au 9 mai 2025.

Pour les colloques abordant des thèmes liés aux communautés autochtones, jusqu'à 3 gratuités supplémentaires pourront être accordées à des personnes provenant de ces communautés. Communiquez avec cassandre.obispo@acfas.ca pour en savoir plus.

Autres laissez-passer

L’Acfas offre des laissez-passer aux personnes suivantes, sur demande, en contactant cassandre.obispo@acfas.ca

• Les dignitaires : député·e, sous·ministre, ministre, maire·sse, Aîné·e ou chef·fe d'une communauté autochtone, consul·e, ambassadeur·trice ou sénateur·trice;
• Les accompagnateurs et accompagnatrices de personnes aveugles, malentendantes ou à mobilité réduite inscrites aux congrès;
• Les personnes réalisant la captation audio-vidéo d'un colloque, si elles ne sont pas déjà participantes à l’événement.

Remboursement des frais d'inscription

Les demandes d’annulation d’inscription avec remboursement doivent être faites par écrit (lettre ou courriel) et reçues au plus tard le 7 avril 2025; aucun remboursement ne sera possible après cette date. Adressez votre demande à : comptabilite-acfas@acfas.ca ou à l’adresse suivante : 425, De La Gauchetière Est, Montréal, Québec, H2L 2M7. Votre demande sera traitée dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables. 

Important : des frais d’administration de 20 $ seront retenus pour tout remboursement d’inscription. Les frais d’inscription sont non transférables. Veuillez prendre note que les frais d’adhésion pour devenir membre de l’Acfas sont non remboursables.

Pour avoir accès à ces tarifs lors de votre inscription, assurez-vous d'avoir l'un des statuts correspondants dans votre compte utilisateur. Des questions? Contactez comptabilite-acfas@acfas.ca ou +1 514 849-0045, poste 224

Tarif Relève (étudiant)

À qui s'applique ce tarif? 

• À tous les étudiants et toutes étudiantes (à temps plein ou à temps partiel)
• Aux postdoctorants et postdoctorantes
• Aux personnes sans emploi

Tarif Allié·e (services publics, société civile et retraité·es) 

À qui s'applique ce tarif? 

• Aux employés et employées des services publics (municipal, provincial et fédéral) et de la société civile (OBNL, milieux de la santé et des services sociaux, de l'éducation préscolaire et scolaire, de la culture, juridique, etc.) hors milieu de la recherche et de l’enseignement supérieur
• Aux citoyennes et citoyens non-concerné·es par les tarifs étudiant ou régulier
• Aux personnes retraitées (universitaires inclus)

Tarif Pilier (régulier)

À qui s'applique ce tarif? 

• À toutes les personnes du milieu de la recherche et de l'enseignement supérieur (chercheurs et chercheuses, professeurs et professeures d'université, professeurs et professeures de collège, administrateurs et administratrices cadres, professionnels et professionnelles, bibliothécaires et archivistes, employés et employées de fonds subventionnaires, de centres de recherche, etc.) 

Vous souhaitez payer les frais d'inscription au congrès d'une personne autre que vous? Suivez les indications ci-dessous. Voir la page Inscription pour connaître les tarifs et les modes de paiement en vigueur.

Avec facturation (ministères et organismes) - 7 janvier au 21 avril 2025

Vous avez besoin d'une facture officielle pour débourser les frais d'inscription au congrès d'une ou de plusieurs personnes? Remplissez le formulaire d'inscription d'un tiers (par carte de crédit seulement) et retournez-le à comptabilite-acfas@acfas.ca. Vous aurez à fournir le courriel du compte utilisateur des personnes à inscrire, avec leur nom, statut et principal établissement d'attache.

Comment ouvrir un compte utilisateur avec profil complet sur acfas.ca (vous pouvez le faire pour cette personne avec son adresse courriel) : 

1. Allez sur acfas.ca;
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion »;
3. Cliquez ensuite sur « Créez un compte »;
4. Entrez les informations demandées, puis cliquez sur « Créer un nouveau compte »;
5. Un message d’activation lui sera envoyé à cette adresse courriel. Une fois dans le message, cliquez sur le lien d’activation (Merci de vérifier vos courriels indésirables);
6. Sélectionnez un mot de passe. Une fois connecté·e à votre compte, vous vous retrouverez dans votre « Tableau de bord ». 

Inscrire une ou plusieurs autres personnes - jusqu'au 21 avril 2025

Trois options s'offrent à vous  :

1. Les personnes s'inscrivent elles-mêmes à partir de leur compte utilisateur, puis vous font parvenir leur numéro de transaction afin que vous effectuiez le paiement. Pour effectuer le paiement, communiquez avec Micheline Lacombe par téléphone au 514 849-0045, poste 224. Donnez-lui le ou les numéros de transaction et spécifiez le mode de paiement (carte de crédit ou chèque); 
2. Si vous avez accès à leur compte utilisateur (en ayant leur courriel et mot de passe), connectez-vous à leur compte et faites l'inscription et le paiement en leur nom. Puis, écrivez au service de la comptabilité (comptabilite-acfas@acfas.ca), afin de l'en informer et en spécifiant le numéro de votre transaction.
3. Remplissez ce formulaire d'inscription d'un tiers et retournez-le à comptabilite-acfas@acfas.ca. Vous aurez à fournir le courriel du compte utilisateur des personnes à inscrire, avec leurs nom, statut et principal établissement d'attache. Après le 21 avril 2025, vous pourrez effectuer le paiement par carte de crédit seulement. 

Inscriptions groupées (responsables de colloques) - à partir du 17 mars 

Les responsables de colloques ont la possibilité de payer pour une ou plusieurs personnes directement dans leur module « Mes colloques », sur acfas.ca. L'outil d'inscriptions groupées permet d'attribuer les gratuités, d'inscrire les conférenciers et conférencières et/ou d'inscrire des personnes hors programmation.

• Paiement par chèque en dollars canadiens - possible jusqu'au 21 avril 2025
• Paiement par carte de crédit (Amex, Mastercard et Visa) - possible jusqu'au 9 mai 2025

Des questions? Envoyez une demande par écrit à comptabilite-acfas@acfas.ca.

Vous trouverez sur cette page les ententes universitaires en vigueur lors du précédent congrès.
Les ententes universitaires du 92e Congrès seront communiquées prochainement.

L'Acfas a des ententes avec différentes universités qui couvrent, sous certaines conditions, les frais d'inscription de leurs étudiantes et étudiants qui présentent une communication au congrès. Consultez les détails des ententes à venir pour connaître les étapes à suivre pour en bénéficier.

Vous trouverez sur cette page du soutien financier offert par l'Acfas et des organismes partenaires lors du précédent congrès. 
Le soutien financier en vigueur lors du 92e Congrès sera communiqué prochainement.

Appel de candidatures - Office franco-québécois pour la jeunesse (OFQJ)