Guide des responsables de colloques

CRÉATION DU PROGRAMME ET DÉROULEMENT DU COLLOQUE

• Puis-je faire mon colloque sur place et en ligne?
• Combien de conférenciers et conférencières puis-je faire intervenir à distance lors de mon colloque? 
• Nous organisons une session d’affiches. Comment pouvons-nous préparer cette séance et la présenter dans notre programme sur le site de l’Acfas? 
• Plusieurs personnes de l’international participeront à notre colloque. Est-il possible d’ajuster sa programmation pour tenir compte du décalage horaire?

DIFFUSION DES COLLOQUES

• Les colloques pourront-ils être visionnés en tout temps? Pouvons-nous rendre disponible du contenu aux participant·es pour consultation en différé? 
• Quelle sera la portée de mon colloque ou de ma communication?
• Sera-t-il possible, après l'événement de rendre accessibles des capsules vidéo de notre colloque sur le site de notre centre de recherche?
• Sera-t-il possible d'avoir des Actes du colloque?

ACCÈS AUX COLLOQUES EN LIGNE

• Quelles sont les modalités de connexion et la plateforme utilisée?
• Un soutien technique sera-t-il offert lors du congrès?
• Mon colloque nécessite un·e traducteur·trice, quelles modalités dois-je prévoir?

ANIMATION DES COLLOQUES

• Qui aura le rôle d’animateur·trice ou d’hôte pour notre colloque dans le lien Zoom?
• À titre de responsables du colloque, pourrons-nous nous connecter à l’avance?
• Pouvons-nous diffuser une vidéo dans notre colloque?
• Est-il possible d’enregistrer notre colloque?
• Pouvons-nous diffuser une page d’accueil personnalisée sur Zoom?
• Comment les personnes participantes à distance pourront interagir dans le colloque?

CAPTATION VIDÉO PRÉALABLE

• Est-il possible de diffuser des vidéos préenregistrées (communications, affiches)?

INSCRIPTION

• Je suis membre de l’Acfas. Est-ce que l’adhésion me donne accès aux activités du congrès?
• Pouvons-nous demander aux participants de s’inscrire spécifiquement à notre activité?
• Le tarif d'accès au congrès est-il le même selon ma participation (sur place, en ligne, en ligne et sur place)? 

SERVICE ALIMENTAIRE

• Y aura-t-il un service de traiteur pendant le congrès?
• Des pauses café seront-elles offertes aux congressistes? 

ACTIVITÉS SPÉCIALES

• Nous souhaitons réaliser une activité de réseautage. Quelles sont les possibilités?
• Nous souhaitons réaliser deux activités en simultané. Est-ce possible?

CRÉATION DU PROGRAMME ET DÉROULEMENT DU COLLOQUE

Puis-je faire mon colloque sur place et en ligne? 

• Tous les colloques seront accessibles sur place et en ligne simultanément, hormis si vous choisissez de le tenir uniquement en ligne;
• La présence sur place ou en ligne des personnes conférencières est à la discrétion du ou des responsable·s de colloque;
• Deux personnes seront nécessaires pour faire l'animation sur place, pour tous les colloques (hormis les colloques 100 % en ligne).
• Les responsables de colloques devront s’en tenir au choix de la formule communiquée à l’équipe congrès au plus tard le 20 janvier 2025.

N.B :  L'Acfas fournit la plateforme Zoom et les liens pour la tenue des colloques. Ils seront accessibles sur notre site Internet. L'université hôtesse fournit les salles. Pour en  savoir plus sur les services offerts : cliquez ici.

Combien de conférencier⋅ère⋅s puis-je faire intervenir à distance lors de mon colloque? 

Vos personnes conférencières ou qui font des interventions, pourront être sur place ou en ligne. C'est à votre discrétion. Ainsi, ceux et celles ne pouvant pas se déplacer pourront participer à distance. Pour certains cas particuliers et selon la préférence des responsables, des colloques pourront se dérouler uniquement en ligne.

L’Acfas et l'université hôtesse fourniront les locaux, les ressources audiovisuelles ainsi que les outils de vidéoconférence permettant des échanges en mode bidirectionnel entre les personnes participantes sur place et en ligne.

Nous organisons une session d’affiches. Comment pouvons-nous préparer cette séance et la présenter dans notre programme sur le site de l’Acfas? 

Plusieurs options sont possibles en fonction de la dynamique que vous souhaitez créer. Les affiches peuvent être présentées sur place, de manière traditionnelle ou en version numérique. Dans ce dernier cas, elles pourront être projetées sur l’écran de la salle du colloque et en webdiffusion, permettant ainsi leur consultation en ligne.

Il sera également possible de prévoir une plage horaire (session d’affiches) dans votre programme afin de permettre à chaque auteur et autrice de présenter en direct pendant quelques minutes leur affiche diffusée en arrière-plan. Les affiches peuvent être aussi présentées à différents moments du colloque, pour varier les formats et dynamiser le colloque (ex. : pendant les pauses, l’heure du midi)

Vous pourriez aussi faire une session simultanée d’affiches, en parallèle d'une session principale. Dans ce cas, il faudra prévoir qu’une personne s’occupe de l’animation/projection des affiches durant cette session. Vous devrez aussi en faire une promotion plus active pour éviter que l’achalandage soit dilué par la réalisation d’activités en simultané. Nous recommandons de bien indiquer les communications par affiche dans le programme.

Vous pourrez inviter vos intervenant⋅es à se servir de la fonction d’affichage de l’onglet « Mes communications » du tableau de bord dans leur compte utilisateur, à partir du 17 mars 2025 et jusqu'au 28 avril 2025. Cette fonction permet de téléverser une image et une capsule vidéo. Cette fonction sert à afficher un bouton « Voir la présentation » redirigeant vers le lien externe d’une capsule vidéo ou d’une affiche en format PDF.

Ce bouton sera placé sous le titre et sous le résumé de la communication par affiche sur la page de votre colloque, à partir du 17 mars 2025 En savoir plus sur cette fonctionnalité.

Il existe aussi des outils ou plateformes en ligne que vous pourrez utiliser. Dans ce cas, vous mettrez dans la session de votre programme un lien renvoyant à ceux que vous aurez choisis. L'Acfas ne fait la promotion d'aucune plateforme ou outil en particulier.

Nous recommandons aux conférencier⋅ères souhaitant présenter une vidéo de limiter sa durée à environ 15 minutes afin qu'elle soit attractive. Les vidéos téléversées devront être en qualité standard (SD) et en format MP4. Voici quelques suggestions de logiciels offrant des possibilités d’enregistrement.
 

Plusieurs personnes de l’international participeront à notre colloque. Est-il possible d’ajuster sa programmation pour tenir compte du décalage horaire?

Les activités scientifiques se déroulent de 8 h 00 à 17 h 00. Pour toute demande de modification aux dates attribuées à votre colloque ou question sur l’horaire, veuillez communiquer au plus tard le 3 février 2025 avec congres@acfas.ca
 

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DIFFUSION DES COLLOQUES

Les colloques pourront-ils être visionnés en tout temps? Pouvons-nous rendre disponible du contenu aux participant·es pour consultation en différé? 

Les colloques seront diffusés en direct sur Zoom pour les congressistes qui participent à votre activité, mais ils ne seront pas enregistrés ni rediffusés en continu durant la semaine. Cependant, votre colloque pourrait être enregistré par votre équipe pour une utilisation ultérieure.

Le clavardage dans Zoom pourra être utilisé pour transmettre des liens et des documents aux personnes participantes du colloque.
Si vous souhaitez diffuser du contenu pour consultation au préalable, deux options seront offertes sur la page de votre colloque dans le programme :

• Ajouter dans la description de votre colloque les liens URL de documents à consulter sur la page de votre centre de recherche, etc. (étape 4 – Description, appel à communications, et remerciements dans le module « Mes colloques »);
• Inviter vos conférenciers et conférencières à ajouter le lien d’un document complémentaire à leur présentation dans l’onglet « Mes communications » de leur compte utilisateur. Cela leur permettra dès la mise en ligne du programme général, le 17 mars 2025, d’ajouter une vidéo ou une affiche format JPEG au titre et au résumé de leur communication.
  Voir plus d'informations sur cette fonctionnalité.
   

Quelle sera la portée de mon colloque ou de ma communication?

La webdiffusion offre un potentiel de rayonnement fort intéressant auprès de la communauté scientifique et de l’ensemble de la société.

L’Acfas et l'université hôtesse feront une promotion générale des activités au programme et de l’inscription au congrès. Si vous souhaitez rejoindre des publics spécifiques avec votre colloque ou votre communication, nous vous encourageons à bien choisir vos actions de diffusion pour maximiser leur visibilité.

Il est à noter que le potentiel d’assistance pourrait augmenter grâce à la webdiffusion, accessible à toute personne ayant payé son inscription au congrès.
 

Sera-t-il possible, après l’événement, de rendre accessibles des capsules vidéo de notre colloque sur le site de notre centre de recherche?

Pendant la semaine, les activités des colloques seront réservées aux personnes inscrites au congrès. Mais comme l’Acfas n’a pas d’exclusivité pour la diffusion du contenu à l’issue du congrès, vous pourriez diffuser les capsules, par exemple sur la page de votre laboratoire ou de votre centre de recherche. 
Assurez-vous d'informer vos personnes qui interviennent et qui participent et d'obtenir leur consentement pour la diffusion. Plus de détails ici.

Sera-t-il possible de publier des Actes de notre colloque?

Vous voulez publier les actes du colloque que vous organisez dans le cadre du congrès? Vous pouvez faire appel aux services de la collection des Cahiers scientifiques de l'Acfas. Consultez la page concernant la Collection des Cahiers scientifiques.

Pour plus d'informations, contactez Johanne Lebel, directrice de la collection : 514 849-0045, poste 231 ou johanne.lebel@acfas.ca

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ACCÈS AUX COLLOQUES EN LIGNE ET SUR PLACE

Quelles sont les modalités de connexion et la plateforme utilisée? 

Les équipes organisatrices ont choisi d’utiliser l’outil de vidéoconférence Zoom. Le jour de votre colloque, un bouton « Accéder à la plateforme »  sera visible sur la page de votre colloque dans le programme (accessible sur inscription). Votre colloque aura son propre lien de connexion derrière ce bouton accessible pour les participantes et participants inscrit·es au congrès. Les congressistes devront se connecter à leur compte utilisateur sur acfas.ca (avec le compte utilisateur lié à leur inscription au congrès). Une fois connecté·e, se rendre sur la page du colloque ou de l’activité de son choix et cliquer sur le bouton « Accéder à la plateforme ».

Un soutien technique sera-t-il offert lors du congrès?

Vous aurez tous les renseignements nécessaires pour accéder aux salles physiques et virtuelles ainsi que pour animer le colloque grâce aux informations communiquées par l’Acfas la semaine avant le congrès (courriel, mot de passe etc.). Vous serez l’hôte de la rencontre et vous aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimation aux personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

Un soutien technique sera offert au besoin, c’est-à-dire uniquement en cas de problème sur place et en ligne.
A noter : le déroulement du colloque, son animation ainsi que la gestion des éléments de contenu à partager à l’écran sont du ressort des responsables.

En cas de problème, les responsables de colloques pourront écrire à soutien.ligne@acfas.ca ou contacter le soutien téléphonique pour une assistance immédiate.
Les numéros de téléphone seront communiqués ultérieurement.

Pour les personnes participant en ligne, un soutien technique sera offert en cas de problème (chatbot sur le site de l'Acfas ainsi qu'une ligne téléphonique d'assistance).
Pour les personnes participant sur place, les équipes de préposé·es aux inscriptions et de bénévoles seront là pour répondre aux questions.

Mon colloque nécessite un·e traducteur·trice, quelles modalités dois-je prévoir?

Si vous faites intervenir une personne traductrice, vous devez veiller à ce que la traduction soit accessible sur place et en ligne. Les frais sont à la charge du, de la, ou des responsables du colloque.

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ANIMATION DES COLLOQUES

Qui aura le rôle d’animateur⋅trice pour notre colloque dans le lien Zoom?

L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe fournis par l’Acfas dans la semaine du 28 avril 2025.
Vous serez l’hôte de votre colloque et vous aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de « coanimateur·trice » aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

À l’étape 6 – Horaire et programmation du module « Mes colloques », vous pourrez désigner une personne pour l'animation de chacune des sessions créées; son nom apparaîtra au programme. Cette personne pourra être appuyée par d’autres membres de votre équipe organisatrice pour la modération des échanges en ligne, etc.

À noter que sur le plan technique, une seule personne peut être identifiée pour l'animation par session, mais vous pouvez nommer des personnes participant à la discussion dont les noms apparaîtront au programme.

À titre de responsables de colloques, pourrons-nous nous connecter à l’avance?

Oui, il est même préférable que les responsables se connectent au minimum 30 minutes avant le début du colloque.

L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe fournis par l’Acfas dans la semaine du 28 avril 2025. Vous serez l’hôte de votre colloque et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de « coanimateur·trice » aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

La salle physique sera également accessible 30 minutes avant votre colloque, afin de vous laisser le temps de vous organiser et d'accueillir vos personnes intervenant en ligne et sur place.

Pouvons-nous diffuser une vidéo dans notre colloque?

Oui, la fonction Partage d’écran pourra être utilisée pour diffuser une vidéo avec du son dans votre colloque.
Assurez-vous de désigner une personne responsable de la diffusion et de faire un test avec elle au préalable. 
 

Est-il possible d’enregistrer notre colloque?

Oui, il sera possible d’utiliser la fonctionnalité d’enregistrement de Zoom. Nous vous demandons d'enregistrer sur le nuage (cloud) et non sur l'ordinateur de la salle.
L’Acfas fera parvenir aux responsables l’enregistrement de leur colloque dans la semaine suivant le congrès.

À noter : l’enregistrement du colloque ne se fait pas automatiquement. Veillez à désigner au sein de l’équipe organisatrice la personne qui démarrera l’enregistrement.

Pouvons-nous diffuser une page d’accueil personnalisée sur Zoom?

Oui, vous pouvez préparer une page d’accueil personnalisée en format diaporama pour la projeter avant le début du colloque et pendant les pauses.
Nous vous invitons à consulter les visuels du congrès ainsi que nos exemples de diapositives d'information à diffuser sur Zoom pour les intégrer à vos outils de communications.
 

Comment les personnes participantes à distance pourront interagir dans le colloque?

Oui, il sera possible avec l’outil de vidéoconférence de poser des questions, verbalement ou par écrit. Les responsables de colloques devront s’assurer de donner aux personnes participantes des instructions (moment alloué aux questions et mode privilégié) et de distribuer les tours de parole. 

• Par écrit : il sera possible de converser avec les congressistes et les conférenciers et conférencières dans le clavardage de Zoom. Cette fonctionnalité permet de s’adresser à un groupe (discussion publique), ou à quelqu’un en particulier (discussion privée).    
• Oralement : il sera possible de poser des questions, au choix de l’équipe responsable du colloque. Il sera possible de bloquer les micros des personnes participantes dès leur entrée. Néanmoins, il faudra leur demander d’ouvrir leur micro pour intervenir.

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CAPTATION VIDÉO PRÉALABLE

Est-il possible de diffuser des vidéos préenregistrées (communications, affiches)?

Oui, vous pouvez choisir d’enregistrer à l’avance des capsules vidéo pour certaines des communications de votre colloque, par exemple des communications par affiche, ce qui peut en faciliter le déroulement. Ce choix est à la discrétion des responsables de colloques.

À noter : l’équipe responsable de votre colloque devra se charger de la gestion des vidéos (instructions aux conférenciers et conférencières sur le format, réception, transmission et projection pendant le colloque dans la conférence Zoom).
Vous trouverez dans ce document quelques options de logiciels offrant des possibilités d’enregistrement.

La plateforme RaccourSCI présente quelques ressources traitant de la communication vidéo : 

• Les 10 RaccourSci de la communication scientifique orale
• Comment bien réussir sa communication orale
• Comment réaliser sa première vidéo de vulgarisation scientifique?

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INSCRIPTION

Je suis membre de l’Acfas. Est-ce que l’adhésion me donne accès aux activités du congrès?

L'adhésion à l’Acfas et l’inscription au congrès sont deux choses différentes. Pour assister aux activités des colloques au programme sur place ou en ligne, vous devez payer les frais d’inscription au congrès. Tous les détails sur notre page Inscription.

Et bien que le compte utilisateur soit requis pour que le nom d’une conférencière ou d’un conférencier apparaisse au programme, le fait d’avoir un compte utilisateur (gratuit) n’implique pas que vous soyez inscrit·e au congrès.

Pouvons-nous demander aux personnes participantes de s’inscrire spécifiquement à notre activité?

L’inscription au congrès donne accès à l’ensemble des activités, sans devoir réserver pour un colloque spécifique. Tous les colloques sur place seront également accessibles en ligne pour les participantes et participants inscrits au congrès. L’Acfas ne mettra pas en place d’inscription par activité.

Le tarif d'accès au congrès est-il le même selon ma participation (sur place, en ligne, en ligne et sur place)? 

Le tarif est le même quel que soit le type de participation. Le paiement des frais d’inscription au congrès est obligatoire pour l’ensemble des responsables de colloques et des personnes participantes (conférencier·ère·s, animateur·trice·s, auditeur·trice·s, etc.). 

Il est de la responsabilité des responsables de colloques de s’assurer que chaque personne participant à son activité a payé son inscription. L’Acfas veillera à ce que toute personne assistant à un colloque soit inscrite.

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SERVICE ALIMENTAIRE

Y aura-t-il un service de traiteur pendant le congrès?

Lors de la période de commandes auprès des traiteurs exclusifs du congrès, vous pourrez commander, à vos frais, du café pour la salle de votre colloque, un repas ou des boissons pour un 5 à 7. L’Acfas vous fera parvenir un formulaire de commande à remplir.
Seules la nourriture et les boissons (alcoolisées ou non) servies par les traiteurs du congrès sont permises dans les salles de colloques.

Des pauses café seront-elles offertes aux congressistes? 

Pendant la semaine du congrès, l’Acfas offrira gratuitement du café et du thé, dans les cafétérias des différents pavillons. Plus de détails seront communiqués sur acfas.ca à l’approche de l’événement.

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ACTIVITÉS SPÉCIALES

Nous souhaitons réaliser une activité de réseautage. Quelles sont les possibilités?

Il est possible d’organiser une activité de réseautage dans le cadre de votre colloque, soit pendant la journée ou à la clôture de celle-ci. Il est important de préciser à l'étape 6 – Horaire et programmation du module « Mes colloques » le format des sessions de réseautage que vous prévoyez : sur place ou en ligne. 

• Pendant la journée, vous pouvez organiser une activité de réseautage dans votre programmation. Pour ce faire, créez une session de type « Communications orales » ou « Panel/Atelier » et donnez un titre clair à la session à l’intention des congressistes.
• Vous pouvez également créer, entre 16 h 30 et 19 h 00, une session de type « Réseautage » à l’étape 6 – Horaire et programmation. C'est une bonne option si vous souhaitez réaliser un lancement de livre, une initiative, faire un mot de clôture ou tenir des échanges plus informels.
• Des activités grand public seront également offertes à différents moments de la semaine pour l’ensemble des congressistes et seront annoncées dans le programme à partir du 17 mars 2025.

Nous souhaitons réaliser deux activités en simultané dans notre programme. Est-ce possible?

Il est possible d’avoir un maximum de deux activités en parallèle dans votre programme. Ces sessions peuvent être créées directement dans le module à l’étape 6 – Horaire et programmation.

Si votre programme comprend deux sessions en simultané, assurez-vous de bien nous l’indiquer à l’étape 7 – Besoins logistiques. Pour toute question sur la façon d’indiquer dans le programme une telle session, communiquez avec cassandre.obispo@acfas.ca.

À savoir! vous êtes responsable d'un colloque et avez le rôle de vous connecter comme hôte à la salle virtuelle Zoom de votre colloque? 
- Consultez la procédure de connexion à Zoom pour la personne qui agira comme hôte (1 personne par colloque)
- Les identifiants de connexion vous seront envoyés par courriel la semaine du 28 avril 2025 par l'Acfas.

Prochaines étapes pour la réalisation de votre colloque

À savoir : une licence Zoom Réunion sera attribuée aux colloques.

• Semaine du 28 avril 2025 : L’Acfas vous fera parvenir un code d’accès (courriel et mot de passe) pour vous connecter comme « hôte » à la salle Zoom attribuée à votre colloque.
  • Ce courriel sera envoyé à l’ensemble des coresponsables ainsi qu’aux responsables de la logistique, du programme et de la modération en ligne;
  • Désignez au sein de votre équipe une personne qui se connectera avec cet identifiant le jour du colloque;
  • Cette personne agira comme hôte du colloque et pourra attribuer le rôle de co-hôte aux autres responsables quand ces derniers arriveront dans la salle.
• Les colloques auront le même lien d’accès tout au long de l'événement, que celui-ci dure une ou plusieurs journées. Une fois ouverte, la salle sera accessible toute la journée si l'hôte demeure présent·e.

Important! Les salles virtuelles seront accessibles aux responsables à partir de l'envoi des codes d'accès par l'Acfas. Connectez-vous à l’avance pour faire un test technique avec vos intervenants et intervenantes.

Le jour de l’événement

Les responsables peuvent se connecter 45 à 30 minutes à l’avance pour procéder à des tests et personnaliser certains éléments de l'affichage. 

• Désignez au sein de votre équipe la personne qui sera responsable d'ouvrir la salle virtuelle Zoom avec ces informations sur l'ordinateur de la salle, cette personne sera l'hôte de la réunion.
• La personne connectée comme hôte peut ensuite attribuer le rôle de co-hôte aux autres responsables du colloque; 

Important! La personne qui se connecte comme hôte devra s'assurer de se déconnecter du compte Zoom de la salle, s'il y a lieu, et de se connecter avec le compte utilisateur Zoom fourni par l'Acfas.

Vous souhaitez procéder à un test avec vos intervenants et intervenantes avant d'activer l'accès pour tous?

• La fonctionnalité salle d'attente sera activée par défaut. Vous pourrez faire entrer uniquement vos conférenciers et conférencières pour réaliser vos tests;
• Comme la salle d'attente sera active, assurez-vous de continuer à accepter les retardataires qui se connecteraient en cours de séance;
• Accès pour les conférenciers et conférencières de votre colloque : Les conférenciers et conférencières pourront y accéder en se connectant à leur compte utilisateur sur le site de l’Acfas;
• Le jour de votre colloque, un lien "accéder à la plateforme" s’affichera sur la page de votre colloque dans le programme. Les conférenciers et conférencières pourront accéder plus rapidement à cette page en utilisant la fonctionnalité "Mon horaire". Cette fonctionnalité leur permet de visualiser leur rôle au sein du colloque et de rejoindre directement, cliquant sur le titre du colloque, la page avec le lien "accéder à la plateforme";

Accès pour les personnes inscrites au congrès 

• Le jour de votre colloque, un lien "accéder à la plateforme" s’affichera sur la page de votre colloque dans le programme. Les personnes inscrites au congrès pourront y accéder en se connectant à leur compte utilisateur sur le site de l’Acfas;
• Il n'est pas permis de diffuser le lien Zoom fourni par l'Acfas. En effet, si des personnes mal intentionnées entrent en possession des liens, cela pourrait nuire à la tenue de votre colloque. 

Déroulement du colloque

• Vous avez une session d’affiches au programme? Prenez connaissance des instructions à transmettre aux auteurs et autrices si vous souhaitez mettre en ligne, sous le résumé de leur communication, un lien vers leur affiche afin que celle-ci puisse être consultée en tout temps au moyen du lien « Mes communications » dans leur tableau de bord sur acfas.ca. En savoir plus sur cette fonctionnalité;
• Des salles d'ateliers (« breakout rooms ») pourront être crées pour les colloques ayant des sessions d'affiches ou des sessions en simultanées.
• Assurez-vous de bien répartir les rôles au sein de l’équipe pour la gestion des éléments techniques du colloque (partage d’écran, modération du clavardage, diffusion s’il y a lieu de capsules vidéo, etc.)

Important!  L’Acfas créera des salles virtuelles pour chacun des colloques et vous enverra un code d'accès pour vous connecter à la salle en tant qu'hôte le jour de l'événement, en plus de fournir quelques jours avant l'événement un accès rapide pour les conférenciers et conférencières. Un soutien technique sera offert pendant l'événement. Cependant, vous êtes responsable des tâches suivantes :

• Assurer la modération en ligne du clavardage;
• Attribuer au besoin des rôles à des participants ou participantes spécifiques (« animateur·rice », « coanimateur·trice »);
• Partager selon les besoins des capsules vidéos, présentations PowerPoint, etc. (les conférenciers et conférencières auront également les accès pour partager leur écran);
• Accepter les participants et participantes dans la salle d'attente du colloque seulement lorsque les conférenciers, conférencières et les responsables sont prêts à commencer (des tests auront pu être réalisés en amont);
• Démarrer s’il y a lieu l’enregistrement du colloque.

Indications pour les colloques réalisés avec Zoom Réunion

• Si vous réalisez des salles ateliers (« breakout rooms »), vous pourrez les configurer au moment d'entrer dans la salle virtuelle avant le début de l'événement;
• Comme les participants et participantes auront la possibilité d'activer leur micro et leur caméra, soyez vigilant·es pour ce qui est de possibles perturbations sonores ou visuelles. En tant qu'hôte ou co-hôte de la réunion, vous avez la possibilité de fermer les micros et caméras, au besoin;
• Toute diffusion des liens est fortement déconseillée en raison des risques de perturbations de l'événement. L'Acfas ne pourra être tenue responsable de tels dérèglements. 

À savoir - horaire des salles virtuelles 

• Une salle virtuelle vous sera attribuée pour toute la durée de votre colloque;
• L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe que l’Acfas vous aura communiqué la semaine avant le congrès. Vous serez donc l’hôte de la rencontre et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimateur·trices aux personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement;
• La salle virtuelle Zoom sera accessible aussi longtemps que vous le souhaitez une fois que vous y serez entré·e. Vous n’aurez pas à craindre d’être éjecté·e de la salle si les échanges se poursuivent un moment.

Licence Zoom Réunion

Une licence Zoom Réunion sera attribué aux colloques. Voici un résumé de quelques fonctions pour l’utilisation de Zoom Réunion 

Fonctionnalités de vidéoconférence

Les fonctionnalités classiques offertes dans Zoom Réunion seront disponibles pour la tenue et l’animation de votre colloque.

La configuration de ces fonctionnalités permettra d’avoir recours à un outil de vidéoconférence largement utilisé depuis le début de la pandémie, avec lequel bon nombre de conférenciers et conférencières sont familier·ères. Parmi les fonctionnalités qui pourront être utilisées :

• Partage d’écran pour diffuser une présentation, une vidéo avec son, etc.;
• Clavardage public ou privé avec une seule personne;
• Salles d’ateliers de type « breakout rooms ».

Pour toute question ou demande particulière relative à la salle virtuelle Zoom qui sera attribuée à votre colloque, communiquez avec soutien.ligne@acfas.ca

Accès au lien de diffusion

Accès au lien de connexion pour les responsables de colloques

L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe que l’Acfas vous aura communiqué avant le congrès. Vous serez donc l’hôte de la rencontre et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimateur et coanimatrice aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

Les responsables d'un colloque pourront se connecter à l’aide du lien d'accès rapide qui leur aura été envoyé quelques jours avant l’événement, ou en cliquant sur le lien « Accéder à la plateforme » qui sera affiché le jour du colloque sur la page de celui-ci dans le programme.

Votre colloque aura ainsi son propre lien de connexion sur la page de votre colloque dans le programme, accessible pour les conférencier·ères et participant·es inscrit·es au congrès. 

Accès au lien de connexion pour les participants et participantes

Les participants et participantes aux colloques pourront se connecter au site Internet de l’Acfas avec l’adresse courriel liée à leur inscription afin d’accéder aux hyperliens de connexion pour chacune des activités scientifiques au programme.

Important! Les liens de connexion ne s’afficheront que la journée de l’événement.

Rôle de la personne responsable de la modération en ligne ou de la logistique

La personne responsable de la modération en ligne (identifiée comme responsable de la modération en ligne à l’étape 7 – Besoins logistiques ou en communiquant avec l’Acfas) ou la personne responsable de la logistique pour votre colloque (en fonction de la répartition des rôles au sein de votre équipe; l’essentiel est de bien indiquer les rôles de chaque personne).

Important! Plusieurs personnes peuvent animer les échanges pendant le colloque. Nous parlons ici de la personne qui sera responsable des accès sur Zoom.

La personne qui se chargera de l’animation en ligne devra :

1. Arriver 30 minutes avant le début du colloque et se connecter avec l'accès « hôte » fourni par l'Acfas;
2. Vérifier, pendant la période d’entraînement, que les  conférencier·ères comprennent l’utilisation de Zoom;
3. Vérifier que les caméras et les micros fonctionnent pour tout le monde;
4. Accepter les participants et participantes dans la salle d'attente lorsque toutes les personnes concernées sont prêtes à commencer;
5. Pendant le colloque :
   • Répondre aux questions, ou les noter et en faire part oralement aux responsables, à l’animateur ou l'animatrice de la rencontre et aux conférenciers et conférencières;
   • Rappeler à l’ordre les conférenciers, conférencières, participants ou participantes qui ont oublié d’éteindre leur micro (le responsable de la modération peut également couper les micros);
   • Expulser un participant ou une participante en cas de problème.

Enregistrement

Il sera possible pour les responsables (animateur·trices ou coanimateur·trices dans Zoom) d’enregistrer leur colloque en utilisant la fonctionnalité de Zoom. Nous leur demandons d'enregistrer sur le nuage (cloud) . L’Acfas fera parvenir aux responsables, sur demande, l’enregistrement de leur colloque dans les deux semaines suivant le congrès.

À noter : l’enregistrement du colloque ne se fait pas automatiquement. Veillez à désigner au sein de l’équipe organisatrice la personne qui démarrera l’enregistrement.

Si vous souhaitez enregistrer votre colloque pour diffusion ultérieure, assurez-vous d’en informer vos conférenciers et conférencières ainsi que les participants et participantes au colloque qui pourraient apparaître dans l’enregistrement, et d’obtenir leur consentement avant de diffuser la captation vidéo sur vos plateformes.

Assurez-vous que la personne dont vous aurez enregistré la conférence vous octroie une licence mondiale, gratuite, non exclusive et pour la durée du droit d'auteur applicable vous permettant de reproduire le contenu de sa conférence pour des fins d’étude privée, de recherche, de formation et d’éducation, tout en mentionnant le nom de la personne comme l’auteur ou l'autrice de l’œuvre.

Quelques ressources :

• Visuels de pages d'accueil dans Zoom à personnaliser (lien à venir)
• Informations de base sur le partage d'écran
• L'enregistrement de la séance d'information sur l'utilisation de Zoom au Congrès
• Procédure création des "breakout room" sur Zoom

En cas de problème technique pendant l'événement

Besoin d'aide pendant le congrès?

• Un soutien technique sera offert dans les salles Zoom de 7 h à 17 h pendant la semaine du congrès.
• Les responsables de colloques pourront communiquer au moyen de la ligne téléphonique prévu à cet effet ou par courriel au soutien.ligne@acfas.ca pour une assistance immédiate. Des agents et agentes de soutien téléphonique seront déployés par les équipes organisatrices.
   

Pour nous joindre

Pour toute question sur l'utilisation de Zoom : communiquer avec soutien.ligne@acfas.ca