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CRÉATION DU PROGRAMME ET DÉROULEMENT DU COLLOQUE


DIFFUSION DES COLLOQUES


ACCÈS AUX COLLOQUES EN LIGNE


ANIMATION DES COLLOQUES


CAPTATION VIDÉO PRÉALABLE


INSCRIPTION


SERVICE ALIMENTAIRE


ACTIVITÉS SPÉCIALES


CRÉATION DU PROGRAMME ET DÉROULEMENT DU COLLOQUE
Puis-je faire mon colloque sur place et en ligne? 
  • Tous les colloques seront accessibles sur place et en ligne simultanément, hormis si vous choisissez de le tenir uniquement en ligne;
  • La présence sur place ou en ligne des personnes conférencières est à la discrétion du ou des responsable·s de colloque;
  • Deux personnes seront nécessaires pour faire l'animation sur place, pour tous les colloques (hormis les colloques 100 % en ligne).
  • Les responsables de colloques devront s’en tenir au choix de la formule communiquée à l’équipe congrès au plus tard le 20 janvier 2025.

N.B :  L'Acfas fournit la plateforme Zoom et les liens pour la tenue des colloques. Ils seront accessibles sur notre site Internet. L'université hôtesse fournit les salles. Pour en  savoir plus sur les services offerts : cliquez ici.

 
Combien de conférencier⋅ère⋅s puis-je faire intervenir à distance lors de mon colloque? 

Vos personnes conférencières ou qui font des interventions, pourront être sur place ou en ligne. C'est à votre discrétion. Ainsi, ceux et celles ne pouvant pas se déplacer pourront participer à distance. Pour certains cas particuliers et selon la préférence des responsables, des colloques pourront se dérouler uniquement en ligne.

L’Acfas et l'université hôtesse fourniront les locaux, les ressources audiovisuelles ainsi que les outils de vidéoconférence permettant des échanges en mode bidirectionnel entre les personnes participantes sur place et en ligne.

 

Nous organisons une session d’affiches. Comment pouvons-nous préparer cette séance et la présenter dans notre programme sur le site de l’Acfas? 

Plusieurs options sont possibles en fonction de la dynamique que vous souhaitez créer. Les affiches peuvent être présentées sur place, de manière traditionnelle ou en version numérique. Dans ce dernier cas, elles pourront être projetées sur l’écran de la salle du colloque et en webdiffusion, permettant ainsi leur consultation en ligne.

Il sera également possible de prévoir une plage horaire (session d’affiches) dans votre programme afin de permettre à chaque auteur et autrice de présenter en direct pendant quelques minutes leur affiche diffusée en arrière-plan. Les affiches peuvent être aussi présentées à différents moments du colloque, pour varier les formats et dynamiser le colloque (ex. : pendant les pauses, l’heure du midi)

Vous pourriez aussi faire une session simultanée d’affiches, en parallèle d'une session principale. Dans ce cas, il faudra prévoir qu’une personne s’occupe de l’animation/projection des affiches durant cette session. Vous devrez aussi en faire une promotion plus active pour éviter que l’achalandage soit dilué par la réalisation d’activités en simultané. Nous recommandons de bien indiquer les communications par affiche dans le programme.

Vous pourrez inviter vos intervenant⋅es à se servir de la fonction d’affichage de l’onglet « Mes communications » du tableau de bord dans leur compte utilisateur, à partir du 17 mars 2025 et jusqu'au 28 avril 2025. Cette fonction permet de téléverser une image et une capsule vidéo. Cette fonction sert à afficher un bouton « Voir la présentation » redirigeant vers le lien externe d’une capsule vidéo ou d’une affiche en format PDF.

Ce bouton sera placé sous le titre et sous le résumé de la communication par affiche sur la page de votre colloque, à partir du 17 mars 2025 En savoir plus sur cette fonctionnalité.

Il existe aussi des outils ou plateformes en ligne que vous pourrez utiliser. Dans ce cas, vous mettrez dans la session de votre programme un lien renvoyant à ceux que vous aurez choisis. L'Acfas ne fait la promotion d'aucune plateforme ou outil en particulier.

Nous recommandons aux conférencier⋅ères souhaitant présenter une vidéo de limiter sa durée à environ 15 minutes afin qu'elle soit attractive. Les vidéos téléversées devront être en qualité standard (SD) et en format MP4. Voici quelques suggestions de logiciels offrant des possibilités d’enregistrement.
 

Plusieurs personnes de l’international participeront à notre colloque. Est-il possible d’ajuster sa programmation pour tenir compte du décalage horaire?

Les activités scientifiques se déroulent de 8 h 00 à 17 h 00. Pour toute demande de modification aux dates attribuées à votre colloque ou question sur l’horaire, veuillez communiquer au plus tard le 3 février 2025 avec congres@acfas.ca
 

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DIFFUSION DES COLLOQUES
Les colloques pourront-ils être visionnés en tout temps? Pouvons-nous rendre disponible du contenu aux participant·es pour consultation en différé? 

Les colloques seront diffusés en direct sur Zoom pour les congressistes qui participent à votre activité, mais ils ne seront pas enregistrés ni rediffusés en continu durant la semaine. Cependant, votre colloque pourrait être enregistré par votre équipe pour une utilisation ultérieure.

Le clavardage dans Zoom pourra être utilisé pour transmettre des liens et des documents aux personnes participantes du colloque.
Si vous souhaitez diffuser du contenu pour consultation au préalable, deux options seront offertes sur la page de votre colloque dans le programme :

  • Ajouter dans la description de votre colloque les liens URL de documents à consulter sur la page de votre centre de recherche, etc. (étape 4 – Description, appel à communications, et remerciements dans le module « Mes colloques »);
  • Inviter vos conférenciers et conférencières à ajouter le lien d’un document complémentaire à leur présentation dans l’onglet « Mes communications » de leur compte utilisateur. Cela leur permettra dès la mise en ligne du programme général, le 17 mars 2025, d’ajouter une vidéo ou une affiche format JPEG au titre et au résumé de leur communication.
    Voir plus d'informations sur cette fonctionnalité.
     
Quelle sera la portée de mon colloque ou de ma communication?

La webdiffusion offre un potentiel de rayonnement fort intéressant auprès de la communauté scientifique et de l’ensemble de la société.

L’Acfas et l'université hôtesse feront une promotion générale des activités au programme et de l’inscription au congrès. Si vous souhaitez rejoindre des publics spécifiques avec votre colloque ou votre communication, nous vous encourageons à bien choisir vos actions de diffusion pour maximiser leur visibilité.

Il est à noter que le potentiel d’assistance pourrait augmenter grâce à la webdiffusion, accessible à toute personne ayant payé son inscription au congrès.
 

Sera-t-il possible, après l’événement, de rendre accessibles des capsules vidéo de notre colloque sur le site de notre centre de recherche?

Pendant la semaine, les activités des colloques seront réservées aux personnes inscrites au congrès. Mais comme l’Acfas n’a pas d’exclusivité pour la diffusion du contenu à l’issue du congrès, vous pourriez diffuser les capsules, par exemple sur la page de votre laboratoire ou de votre centre de recherche. 
Assurez-vous d'informer vos personnes qui interviennent et qui participent et d'obtenir leur consentement pour la diffusion. Plus de détails ici.

 

Sera-t-il possible de publier des Actes de notre colloque?

Vous voulez publier les actes du colloque que vous organisez dans le cadre du congrès? Vous pouvez faire appel aux services de la collection des Cahiers scientifiques de l'Acfas. Consultez la page concernant la Collection des Cahiers scientifiques.

Pour plus d'informations, contactez Johanne Lebel, directrice de la collection : 514 849-0045, poste 231 ou johanne.lebel@acfas.ca

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ACCÈS AUX COLLOQUES EN LIGNE ET SUR PLACE
Quelles sont les modalités de connexion et la plateforme utilisée? 

Les équipes organisatrices ont choisi d’utiliser l’outil de vidéoconférence Zoom. Le jour de votre colloque, un bouton « Accéder à la plateforme »  sera visible sur la page de votre colloque dans le programme (accessible sur inscription). Votre colloque aura son propre lien de connexion derrière ce bouton accessible pour les participantes et participants inscrit·es au congrès. Les congressistes devront se connecter à leur compte utilisateur sur acfas.ca (avec le compte utilisateur lié à leur inscription au congrès). Une fois connecté·e, se rendre sur la page du colloque ou de l’activité de son choix et cliquer sur le bouton « Accéder à la plateforme ».


 

Un soutien technique sera-t-il offert lors du congrès?

Vous aurez tous les renseignements nécessaires pour accéder aux salles physiques et virtuelles ainsi que pour animer le colloque grâce aux informations communiquées par l’Acfas la semaine avant le congrès (courriel, mot de passe etc.). Vous serez l’hôte de la rencontre et vous aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimation aux personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

Un soutien technique sera offert au besoin, c’est-à-dire uniquement en cas de problème sur place et en ligne.
A noter : le déroulement du colloque, son animation ainsi que la gestion des éléments de contenu à partager à l’écran sont du ressort des responsables.

En cas de problème, les responsables de colloques pourront écrire à soutien.ligne@acfas.ca ou contacter le soutien téléphonique pour une assistance immédiate.
Les numéros de téléphone seront communiqués ultérieurement.

Pour les personnes participant en ligne, un soutien technique sera offert en cas de problème (chatbot sur le site de l'Acfas ainsi qu'une ligne téléphonique d'assistance).
Pour les personnes participant sur place, les équipes de préposé·es aux inscriptions et de bénévoles seront là pour répondre aux questions.

 

Mon colloque nécessite un·e traducteur·trice, quelles modalités dois-je prévoir?

Si vous faites intervenir une personne traductrice, vous devez veiller à ce que la traduction soit accessible sur place et en ligne. Les frais sont à la charge du, de la, ou des responsables du colloque.

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ANIMATION DES COLLOQUES
Qui aura le rôle d’animateur⋅trice pour notre colloque dans le lien Zoom?

Laccès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe fournis par l’Acfas dans la semaine du 28 avril 2025.
Vous serez l’hôte de votre colloque et vous aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de « coanimateur·trice » aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

À l’étape 6 – Horaire et programmation du module « Mes colloques », vous pourrez désigner une personne pour l'animation de chacune des sessions créées; son nom apparaîtra au programme. Cette personne pourra être appuyée par d’autres membres de votre équipe organisatrice pour la modération des échanges en ligne, etc.

À noter que sur le plan technique, une seule personne peut être identifiée pour l'animation par session, mais vous pouvez nommer des personnes participant à la discussion dont les noms apparaîtront au programme.

 

À titre de responsables de colloques, pourrons-nous nous connecter à l’avance?

Oui, il est même préférable que les responsables se connectent au minimum 30 minutes avant le début du colloque.

L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe fournis par l’Acfas dans la semaine du 28 avril 2025. Vous serez l’hôte de votre colloque et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de « coanimateur·trice » aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

La salle physique sera également accessible 30 minutes avant votre colloque, afin de vous laisser le temps de vous organiser et d'accueillir vos personnes intervenant en ligne et sur place.

 

Pouvons-nous diffuser une vidéo dans notre colloque?

Oui, la fonction Partage d’écran pourra être utilisée pour diffuser une vidéo avec du son dans votre colloque.
Assurez-vous de désigner une personne responsable de la diffusion et de faire un test avec elle au préalable. 
 

 

Est-il possible d’enregistrer notre colloque?

Oui, il sera possible d’utiliser la fonctionnalité d’enregistrement de Zoom. Nous vous demandons d'enregistrer sur le nuage (cloud) et non sur l'ordinateur de la salle.
L’Acfas fera parvenir aux responsables l’enregistrement de leur colloque dans la semaine suivant le congrès.

À noter : l’enregistrement du colloque ne se fait pas automatiquement. Veillez à désigner au sein de l’équipe organisatrice la personne qui démarrera l’enregistrement.

 

Pouvons-nous diffuser une page d’accueil personnalisée sur Zoom?

Oui, vous pouvez préparer une page d’accueil personnalisée en format diaporama pour la projeter avant le début du colloque et pendant les pauses.
Nous vous invitons à consulter les visuels du congrès ainsi que nos exemples de diapositives d'information à diffuser sur Zoom pour les intégrer à vos outils de communications.
 

Comment les personnes participantes à distance pourront interagir dans le colloque?

Oui, il sera possible avec l’outil de vidéoconférence de poser des questions, verbalement ou par écrit. Les responsables de colloques devront s’assurer de donner aux personnes participantes des instructions (moment alloué aux questions et mode privilégié) et de distribuer les tours de parole. 

  • Par écrit : il sera possible de converser avec les congressistes et les conférenciers et conférencières dans le clavardage de Zoom. Cette fonctionnalité permet de s’adresser à un groupe (discussion publique), ou à quelqu’un en particulier (discussion privée).    
  • Oralement : il sera possible de poser des questions, au choix de l’équipe responsable du colloque. Il sera possible de bloquer les micros des personnes participantes dès leur entrée. Néanmoins, il faudra leur demander d’ouvrir leur micro pour intervenir.


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CAPTATION VIDÉO PRÉALABLE
Est-il possible de diffuser des vidéos préenregistrées (communications, affiches)?

Oui, vous pouvez choisir d’enregistrer à l’avance des capsules vidéo pour certaines des communications de votre colloque, par exemple des communications par affiche, ce qui peut en faciliter le déroulement. Ce choix est à la discrétion des responsables de colloques.

À noter : l’équipe responsable de votre colloque devra se charger de la gestion des vidéos (instructions aux conférenciers et conférencières sur le format, réception, transmission et projection pendant le colloque dans la conférence Zoom).
Vous trouverez dans ce document quelques options de logiciels offrant des possibilités d’enregistrement.

La plateforme RaccourSCI présente quelques ressources traitant de la communication vidéo : 

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INSCRIPTION
Je suis membre de l’Acfas. Est-ce que l’adhésion me donne accès aux activités du congrès?

L'adhésion à l’Acfas et l’inscription au congrès sont deux choses différentes. Pour assister aux activités des colloques au programme sur place ou en ligne, vous devez payer les frais d’inscription au congrès. Tous les détails sur notre page Inscription.

Et bien que le compte utilisateur soit requis pour que le nom d’une conférencière ou d’un conférencier apparaisse au programme, le fait d’avoir un compte utilisateur (gratuit) n’implique pas que vous soyez inscrit·e au congrès.

 

Pouvons-nous demander aux personnes participantes de s’inscrire spécifiquement à notre activité?

L’inscription au congrès donne accès à l’ensemble des activités, sans devoir réserver pour un colloque spécifique. Tous les colloques sur place seront également accessibles en ligne pour les participantes et participants inscrits au congrès. L’Acfas ne mettra pas en place d’inscription par activité.

 

Le tarif d'accès au congrès est-il le même selon ma participation (sur place, en ligne, en ligne et sur place)? 

Le tarif est le même quel que soit le type de participation. Le paiement des frais d’inscription au congrès est obligatoire pour l’ensemble des responsables de colloques et des personnes participantes (conférencier·ère·s, animateur·trice·s, auditeur·trice·s, etc.). 

Il est de la responsabilité des responsables de colloques de s’assurer que chaque personne participant à son activité a payé son inscription. L’Acfas veillera à ce que toute personne assistant à un colloque soit inscrite.

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SERVICE ALIMENTAIRE
Y aura-t-il un service de traiteur pendant le congrès?

Lors de la période de commandes auprès des traiteurs exclusifs du congrès, vous pourrez commander, à vos frais, du café pour la salle de votre colloque, un repas ou des boissons pour un 5 à 7. L’Acfas vous fera parvenir un formulaire de commande à remplir.
Seules la nourriture et les boissons (alcoolisées ou non) servies par les traiteurs du congrès sont permises dans les salles de colloques.

 

Des pauses café seront-elles offertes aux congressistes? 

Pendant la semaine du congrès, l’Acfas offrira gratuitement du café et du thé, dans les cafétérias des différents pavillons. Plus de détails seront communiqués sur acfas.ca à l’approche de l’événement.

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ACTIVITÉS SPÉCIALES
Nous souhaitons réaliser une activité de réseautage. Quelles sont les possibilités?

Il est possible d’organiser une activité de réseautage dans le cadre de votre colloque, soit pendant la journée ou à la clôture de celle-ci. Il est important de préciser à l'étape 6 – Horaire et programmation du module « Mes colloques » le format des sessions de réseautage que vous prévoyez : sur place ou en ligne. 

  • Pendant la journée, vous pouvez organiser une activité de réseautage dans votre programmation. Pour ce faire, créez une session de type « Communications orales » ou « Panel/Atelier » et donnez un titre clair à la session à l’intention des congressistes.
  • Vous pouvez également créer, entre 16 h 30 et 19 h 00, une session de type « Réseautage » à l’étape 6 – Horaire et programmation. C'est une bonne option si vous souhaitez réaliser un lancement de livre, une initiative, faire un mot de clôture ou tenir des échanges plus informels.
  • Des activités grand public seront également offertes à différents moments de la semaine pour l’ensemble des congressistes et seront annoncées dans le programme à partir du 17 mars 2025.
 
Nous souhaitons réaliser deux activités en simultané dans notre programme. Est-ce possible?

Il est possible d’avoir un maximum de deux activités en parallèle dans votre programme. Ces sessions peuvent être créées directement dans le module à l’étape 6 – Horaire et programmation.

Si votre programme comprend deux sessions en simultané, assurez-vous de bien nous l’indiquer à l’étape 7 – Besoins logistiques. Pour toute question sur la façon d’indiquer dans le programme une telle session, communiquez avec cassandre.obispo@acfas.ca.