Guide des communications libres

Foire aux questions (FAQ) des communications libres

S'inscrire au congrès

• Dois-je payer des frais d'inscription? En est-il de même pour mes éventuels coauteurs et coautrices?
• Quelle est la différence entre une communication libre et une communication dans un colloque?

Produire une vidéo (incluant la vidéo facultative accompagnant une affiche)

• Combien de temps peut durer ma vidéo?
• Puis-je me filmer sans présenter de diaporama?
• Où puis-je télécharger le gabarit de diapositives obligatoires pour ma vidéo?
• Puis-je réaliser une vidéo ou un diaporama en anglais?
• Mon fichier vidéo doit avoir quelle taille, quelle résolution et quel format?
• Quels outils me conseillez-vous pour enregistrer, monter ou compresser ma vidéo?
• L'Acfas peut-elle m'offrir un soutien personnalisé pour réaliser ma vidéo?

Produire une affiche

• Dois-je réaliser une affiche au format horizontal ou vertical avec des dimensions spécifiques?
• Puis-je présenter une affiche en plusieurs diapositives?
• Puis-je utiliser une affiche en anglais?
• Puis-je accompagner mon affiche d'une vidéo facultative?
• L'Acfas peut-elle m'offrir un soutien personnalisé pour réaliser mon affiche?

Téléverser sa communication libre

• Quand dois-je téléverser ma communication libre?
• Pourquoi me demande-t-on de signer une autorisation de diffusion?

Diffuser sa communication libre en ligne

• Les communications libres sont-elles consultables gratuitement?
• Que me conseillez-vous pour partager et valoriser ma communication libre en ligne?
• Comment le public peux interagir avec moi en ligne?
• Puis-je imprimer mon affiche et l'exposer physiquement à l'École de technologie supérieure?
• Vais-je recevoir des conseils sur ma communication libre à la fin du congrès?
• Les communications libres restent-elles en ligne après le congrès?
• Puis-je présenter ma vidéo ou mon affiche ailleurs après le congrès?

S'inscrire au congrès

Dois-je payer des frais d'inscription? En est-il de même pour mes éventuels coauteurs et coautrices?

Les premiers auteurs et premières autrices d'une communication libre doivent régler leur inscription avant le 7 février 2025, sans quoi leur communication sera retirée du programme. Si ces personnes sont aux études ou en post-doctorat, elles pourraient être éligible à une entente établie entre leur université et l'Acfas ou à un soutien financier offert par l'Acfas et des organismes partenaires.

Les coauteurs et coautrices qui prennent la parole dans la vidéo doivent régler leur inscription. Les coauteurs et coautrices ne sont pas éligibles aux ententes universitaires ni au soutien financier mentionné ci-dessus.

Les coauteurs et coautrices ne prenant pas la parole dans la vidéo et ne souhaitant pas assister aux colloques n'ont pas besoin de s'inscrire au congrès.

Quelle est la différence entre une communication libre et une communication dans un colloque?

Notre congrès accueille deux catégories de communications scientifiques : les communications dans le cadre d’un colloque, et les communications libres.

Les colloques sont des moments de diffusion des sciences centrés sur un enjeu spécifique (voici ceux du 91^e Congrès).
Certains responsables de colloques pourront décider de faire un appel à communications (dates de début et de fin à leur convenance entre décembre et février).
Dans ce cas, l’appel à communications apparaitra dans le programme préliminaire sur notre site internet.
Il n’est donc pas garanti qu’un colloque dans votre domaine de recherche soit organisé lors du 92e Congrès, ni que ce colloque fasse un appel à communications.
Les modalités de la communication scientifique dépendront du colloque, et il faudra directement contacter chaque responsable de colloque.
Tous les colloques seront webdiffusés, et la majorité des colloques auront aussi lieu sur place à l’ÉTS.
Si le colloque se tient sur place, votre communication pourra donc se faire en présentiel.

Les communications libres quant à elles sont en ligne.
Elles peuvent appartenir à n’importe quel sujet de recherche, et n’ont pas à avoir de liens avec un colloque.
Si votre proposition de communication libre est acceptée le 12 décembre, et qu’ensuite vous êtes accepté dans un colloque, vous pourrez écrire à gauthier.alfonsi@acfas.ca pour annuler votre communication libre et ne conserver que votre communication dans un colloque.
 

Produire une vidéo (incluant la vidéo facultative accompagnant une affiche)

Combien de temps peut durer ma vidéo?

La durée maximale varie selon le format de votre communication libre :

• si vous présentez une communication orale, votre vidéo peut durer maximum 15 min;
• si vous présenter une communication de 1^er cycle, votre vidéo peut durer maximum 6 min;
• si vous présenter une communication par affiches, votre vidéo d'accompagnement peut durer maximum 5 min.

Puis-je me filmer sans présenter de diaporama?

Oui, vous pouvez réaliser une vidéo sans présenter de diaporama.
Toutefois, il est obligatoire d'insérer les diapositives obligatoire au début et à la fin de la vidéo pendant 3 secondes.

Où puis-je télécharger le gabarit de diapositives obligatoires pour ma vidéo?

Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas. 
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
Cette obligation concerne autant les communications libres orales, les communications libres de 1^er cycle et les vidéos facultatives des communications libres par affiches.

Vous pouvez télécharger le gabarit ici. 

Puis-je réaliser une vidéo ou un diaporama en anglais? 

Toutes les communications libres doivent être présentées en français, la langue du congrès. Certains mots et concepts non traduisibles peuvent toutefois être présentés dans une autre langue. Vous devez tenir compte de la Politique linguistique de l'Acfas.

Mon fichier vidéo doit avoir quelle taille, quelle résolution et quel format?

Votre vidéo doit être au ratio 16:9, au format mp4, et pesez moins de 3 Go.

Quels conseils et outils me proposez-vous pour enregistrer, monter ou compresser ma vidéo?

Le montage de votre vidéo n'est pas obligatoire, tout comme la compression de votre vidéo si celle-ci fait moins de 3 Go.

Pour des conseils et des propositions d'outils, nous vous invitons à consulter l'onglet Conseils pour réaliser votre vidéo du présent guide.

L'Acfas peut-elle m'offrir un soutien personnalisé pour réaliser ma vidéo?

En raison du nombre élevé de communications libres, il n’est pas possible de fournir un soutien personnalisé.

Pour des conseils généraux, l'Acfas vous invite à assister aux séances d'informations en ligne qui auront lieu en février 2025. Des conseils favorisant la production d'une bonne communication par affiche et des informations relatives à l’enregistrement vidéo seront offerts.

Produire une affiche

Dois-je réaliser une affiche au format horizontal ou vertical avec des dimensions spécifiques?

Vous êtes libre de réaliser une affiche rectangulaire horizontale ou verticale à votre convenance.

Votre affiche doit pesez moins de 6 Mo et avoir une résolution en dessous de 6000x6000 pixels. Si votre fichier est plus lourd, vous ne serez pas en mesure de faire le téléversement de votre affiche.

Puis-je présenter une affiche en plusieurs diapositives?

Non, le contenu de votre affiche doit entrer sur une seule page. L'Acfas a mis en place sur son site Internet un outil permettant aux personnes qui visualisent votre affiche de zoomer sur certaines portions, au besoin. Si vous désirez expérimenter cette fonction, vous pouvez consulter les programmes du 91^e Congrès puisque la plupart des communications libres y sont toujours accessibles.

Puis-je utiliser une affiche en anglais?

Toutes les communications libres doivent être présentées en français, la langue du congrès. Certains mots et concepts non traduisibles peuvent toutefois être présentés dans une autre langue. Vous devez tenir compte de la Politique linguistique de l'Acfas.

Puis-je accompagner mon affiche d'une vidéo facultative?

Oui, vous pouvez accompagner votre affiche d'une vidéo de maximum 5 minutes. La vidéo et l'affiche seront visible côte à côte sur notre site internet.
L'affiche au format PNG est obligatoire pour toutes les personnes qui présentent une communication libre par affiche, alors que le téléversement de cette vidéo d'accompagnement est facultative.

L'Acfas peut-elle m'offrir un soutien personnalisé pour réaliser mon affiche?

En raison du nombre élevé de communications libres, il n’est pas possible de fournir un soutien personnalisé.

Pour des conseils généraux, l'Acfas vous invite à assister aux séances d'informations en ligne qui auront lieu en février 2025. Des conseils favorisant la production d'une bonne communication par affiche et des informations relatives à l’enregistrement vidéo seront offerts.

Téléverser sa communication libre

Quand dois-je téléverser ma communication libre?

Vous devez téléverser votre communication libre entre le 17 mars et le 4 avril 2025.

Si vous présentez une affiche et une vidéo d'accompagnement, vous devez téléverser les deux fichiers en même temps.

Pourquoi me demande-t-on de signer une autorisation de diffusion?

La signature autorise l’Acfas à présenter votre vidéo ou votre affiche en format PNG sur son site durant le congrès, voire après. Vous demeurez l’unique propriétaire de votre communication libre.

Cette autorisation dégage aussi l’Acfas et les universités hôtesses de toute responsabilité quant aux propos tenus dans vos capsules vidéo ou du contenu de votre affiche. Vous devrez vous assurer de respecter les lois et règlements en vigueur concernant, entre autres, la protection de la vie privée et le droit d’auteur. Les équipes organisatrices ne pourront pas être tenues responsables de l’utilisation frauduleuse d’images ou d’autre contenu.

Diffuser sa communication libre en ligne

Les communications libres sont-elles consultables gratuitement?

Oui, les communications libres seront consultables en ligne gratuitement dès le 28 avril 2025 dans le programme complet.

Que me conseillez-vous pour partager et valoriser ma communication libre en ligne?

Dès le 28 avril 2025, nous vous invitons vivement à partager l'URL de votre communication libre sur vos réseaux sociaux.

Comment le public peux interagir avec moi en ligne?

Les personnes connectées sur le site de l'Acfas pourront laisser des commentaires écrits sous votre communication libre.

Pour répondre aux commentaires, veuillez vous connecter tout d'abord à votre compte utilisateur, puis rendez-vous sur la page de votre communication libre.

N'hésitez pas à remplir votre profil public sur le site de l'Acfas afin que les personnes qui visionnent votre communication libre puissent avoir plus d'informations sur vos recherches.

Puis-je imprimer mon affiche et l'exposer physiquement à l'École de technologie supérieure?

Non, en tant qu'auteur ou autrice d'une communication libre par affiche, vous devez soumettre uniquement une affiche numérique au format PNG. Veuillez ne pas imprimer et emmener votre affiche au congrès, car il n'y aura pas de séance d'affiches. 

Vais-je recevoir des conseils sur ma communication libre à la fin du congrès?

Oui, vous bénéficierez d'une rétroaction de notre Service-Conseil sur l'aspect communicationnel de votre présentation (forme, prestation, qualité de la présentation visuelle, etc.).

Cette fiche-conseil sera accessible après le congrès dans votre Tableau de bord. À droite de votre écran, sous la rubrique 92^e Congrès de l'Acfas, cliquez sur le bouton Mes conseils en communication. 

Les communications libres restent-elles en ligne après le congrès?

Sans intervention de votre part, votre communication libre restera en ligne après le congrès.

Si vous désirez que votre communication soit retirée du site de l'Acfas, veuillez nous écrire à partir du 21 mai 2025 à congres@acfas.ca.

Puis-je présenter ma vidéo ou mon affiche ailleurs après le congrès?

Vous demeurez le propriétaire de la vidéo ou de votre affiche, ainsi que de son contenu. Vous pouvez donc l’utiliser et la diffuser comme vous le désirez après le congrès.

Dates importantes

Communications libres orales

Toutes les communications orales sont présentées sous forme de capsules vidéo de maximum 15 minutes. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels.

L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur. 

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas. 
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
 

Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
 

Communications libres de 1^er cycle

Les personnes étudiant au 1^er cycle et ayant complété une année universitaire peuvent soumettre une capsule vidéo de maximum 6 minutes. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels. 

L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur. 

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
 

Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
 

Communications libres par affiches

Toutes les communications par affiches sont obligatoirement présentées sous forme d'image PNG. Vous pouvez accompagner votre affiche obligatoire d'une vidéo facultative de maximum 5 minutes. Les vidéos excédant cette durée maximale seront refusées. Toutes les communications libres doivent se faire en français et respecter les normes de présentation de l’Acfas. 

Vous devrez utiliser votre propre matériel informatique et en assumer les coûts éventuels. 

L’auditoire pourra publier des commentaires sous votre communication libre sur le site Internet de l’Acfas. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page dès le 28 avril 2025 afin de répondre à ces commentaires et ainsi réseauter, après vous être connecté à votre compte utilisateur. 

Important : Par souci d’uniformité, vous devez obligatoirement utiliser, 3 secondes au début et 3 secondes à la fin de votre vidéo, le gabarit fourni par l’Acfas.
D’autres diapositives ont été insérées dans le gabarit : vous pouvez vous en servir et les modifier, au besoin, mais elles ne sont pas obligatoires, contrairement à la première et à la dernière diapositive.
 

Vous pouvez télécharger le gabarit ici.
 

Inscription au congrès

L'ensemble des premiers auteurs et premières autrices de communications libres doivent s'inscrire avant le 7 février 2025, sans quoi leur communication sera annulée. 
Si ces personnes sont aux études ou en post-doctorat, elles pourraient être éligible à une entente établie entre leur université et l'Acfas ou à un soutien financier offert par l'Acfas et des organismes partenaires.

Les coauteurs et coautrices qui prennent la parole dans la capsule vidéo doivent régler leur inscription. Les coauteurs et coautrices ne sont pas éligibles aux ententes universitaires ni au soutien financier mentionné ci-dessus.

Les coauteurs et coautrices ne prenant pas la parole dans la vidéo et ne souhaitant pas assister aux colloques n'ont pas besoin de s'inscrire au congrès.

Séances d'informations 

Des séances d'informations seront offertes gratuitement via Zoom afin de présenter les modalités des communications libres et expliquer comment procéder au dépôt des vidéos et des affiches. Des conseils pour réaliser votre communication seront aussi prodigués.

• Communications libres orales : 18 février 2025
• Communications libres de 1er cycle : 20 février 2025
• Communications libres par affiches : 25 février 2025

Conseils pour réaliser votre vidéo

La communication de vos recherches par vidéo influencera positivement leur diffusion et vous permettra de développer des compétences transversales telles que la capacité de synthèse et d’adaptation à un public diversifié. En effet, les personnes qui visionneront votre vidéo proviendront de la sphère scientifique, mais ne seront pas nécessairement spécialistes de votre domaine de recherche.

Portez une attention particulière aux points suivants :

1. Qualité du son

• Mettre l’accent sur la qualité du son : privilégier un casque avec microphone intégré ou des écouteurs avec microphone afin de couper les sons externes le plus possible (veiller à maintenir le microphone en place, par exemple avec un trombone, pour éviter qu’il ne frotte vos vêtements et pour que le son capté soit homogène du début jusqu’à la fin);
• Éviter les sons nuisibles le plus possible (fermer les fenêtres, une salle avec tapis est encore mieux pour absorber les échos);
• Favoriser le plus possible une pièce fermée et calme, si nécessaire, coupez la ventilation pendant votre enregistrement;
• Penser à couper le son de votre cellulaire et les notifications dans votre navigateur;
• Faire des tests préalables afin de confirmer la qualité du son.

2. Connexion Internet

• Rapprocher le plus possible votre ordinateur de votre routeur Internet, ou encore mieux, le brancher directement sur celui-ci;
• Fermer toutes les applications dont vous n’avez pas besoin sur votre ordinateur;
• Demander à vos proches de ne pas utiliser la connexion pendant la durée de votre captation.

3. Éclairage

• Porter une attention particulière à l’éclairage ambiant :
  • Éviter les contre-jours (lumière vive derrière vous);
  • Éviter la surexposition en étant, par exemple, devant une fenêtre;
  • Une lumière en direction du plafond peut aider à avoir un meilleur teint;
  • Privilégier la lumière naturelle; 
  • Éviter les éclairages artificiels chauds;
  • Faire des essais préalables afin d’identifier la meilleure solution disponible en termes d’éclairage.

4. Arrière-plan

• Favoriser un arrière-plan neutre : idéalement, un mur sans distractions;
• Si possible, ne pas utiliser le mode flou de l’arrière-plan.

5. Placement et comportement

• Idéalement, placer l’ordinateur ou la webcaméra au niveau des yeux comme si vous regardiez une caméra (éviter les plans de contre-plongée);
• Cadrer votre visage de sorte que vos yeux soient sur la ligne des deux tiers supérieurs de l’image;
• Si possible, enregistrer votre présentation en étant debout, cela favorisera un rythme de présentation naturel;
• Portez des vêtements professionnels et confortables;
• Un sourire est toujours agréable.

6. Captation

L’Acfas n’exige pas que la captation soit réalisée avec un outil en particulier. Vous pouvez présenter votre diaporama sans vous filmer, uniquement vous filmer, ou présenter votre diaporama avec une incrustation vidéo. Dans ce dernier cas, assurez-vous que votre incrustation ne cache pas du texte de votre diaporama.

Voici une liste de différents logiciels qui offrent des possibilités d’enregistrement et que vous pourrez utiliser :

7. Montage

L’Acfas n’exige pas que vous fassiez le montage de votre présentation, mais voici deux logiciels qui peuvent vous aider si vous désirez l’effectuer :

7. Compression

Votre fichier vidéo doit faire moins de 3 Go pour être téléversé. Si votre fichier est plus lourd, veuillez le compresser afin de pouvoir le téléverser. Après la compression, assurez-vous de vérifier la qualité de la vidéo avant de procéder au téléversement sur le site de l'Acfas. 

Voici deux sites Internet permettant de compresser des vidéos :

Téléversement et autorisation de diffusion

Le téléversement de votre vidéo ou de votre affiche PNG devra se faire entre le 17 mars et le 4 avril 2025. 
Pour procéder au téléversement, vous devrez accéder à votre tableau de bord puis cliquer sur votre titre dans l'encadré bleu intitulé Vous pouvez maintenant téléverser votre communication libre et donner votre consentement de diffusion ici.
Vous demeurez l’unique propriétaire de leur contenu. L’Acfas et les universités hôtesses déclinent toutes responsabilités quant aux propos tenus dans vos capsules vidéo.

Attention! Les auteurs et autrices qui n'auront pas téléversé leurs communications libres avant la date limite seront retirés du programme du 92^e Congrès de l'Acfas.

Conseils pour promouvoir votre communication libre

Une fois votre ou vos communications libres soumises et l’autorisation de diffusion signée, l’Acfas s’occupera de diffuser en ligne les capsules vidéo et les affiches PNG sur son site internet.

Les capsules vidéo et les affiches seront disponibles gratuitement en ligne à partir du 28 avril 2025, soit une semaine avant le début du congrès, afin de favoriser les échanges pendant celui-ci. Les congressistes pourront vous laisser des commentaires écrits sous les vidéos et sous l’affiche, et ainsi susciter des une discussions autour de vos recherches. Si vous désirez retirer votre communication libre du site Internet de l’Acfas, il sera possible de le faire à partir du 21 mai 2025 en écrivant à congres@acfas.ca. Sinon, les communications resteront accessibles en tout temps sur le site Internet de l’Acfas.

Le visionnement des communications libres est gratuit et accessible à toutes et tous! Lorsque vous recevrez le lien vers le programme, nous vous incitons à faire circuler votre communication libre au sein de vos réseaux personnels et professionnels et de profiter de cette occasion pour diffuser vos recherches auprès du plus grand nombre de personnes.

Ressources

Le Réseau de l’Université du Québec consacre un site Internet à la communication orale et par affiche; consultez-le pour plus de détails.

Vous pouvez consulter les conseils les plus fréquemment donnés par l’Acfas en communication orale grâce à ces cartes illustrées par Marie Mainguy. Ce jeu a été conçu en partenariat avec les Fonds de recherche du Québec et en collaboration avec Espaces temps.

Le Service-conseil en communication

Des conseillers et des conseillères en communication regarderont les communications afin d’offrir aux auteurs et autrices une rétroaction sur l’aspect communicationnel des présentations (forme, prestation, qualité de la présentation visuelle, etc.). Cette initiative est rendue possible grâce à la collaboration des Fonds de recherche du Québec.

Pour accéder à votre fiche de conseils, une fois votre communication terminée :

• Connectez-vous à votre compte d'utilisateur sur acfas.ca; vous vous retrouverez dans votre Tableau de bord.
• Dans la rubrique 92^e Congrès de l'Acfas, cliquez sur Mes conseils en communication. 

RaccourSci

La plateforme numérique RaccourSci présente des ressources en français pour apprendre à s’exprimer de manière claire, simple et concise. Vous y trouverez un répertoire de ressources sur la communication scientifique en français et une source de contenu original alimentée par des contributeurs et contributrices du monde entier. Consultez les conseils applicables en congrès ou pour la rédaction d’un mémoire, mais également pour des communications vulgarisées, adaptées à un public non expert. Les ressources répertoriées proviennent d’universités, de blogues, de vulgarisateurs et vulgarisatrices scientifiques, etc. Elles se présentent sous forme d’articles, de vidéos, de cours, de livres ou encore de sites Internet.

Voici quelques exemples de contenu :

• Les 10 RaccourSci de la communication scientifique orale
• Les 10 RaccourSci de la communication scientifique par affiches
• Comment structurer son affiche scientifique?
• La recherche scientifique, ça se raconte! 

Vous pouvez aussi participer au programme de formation sur la communication scientifique Parcours. Communiquer les sciences est une obligation académique (exemple : présentation lors d’un congrès), qui nécessite du savoir-faire, que vous pouvez développer en participant au Parcours de la plateforme RaccourSci (initiative Acfas et AUF) : autodiagnostic, vidéos pratiques, conseils, exercices, liens vers des ressources vous accompagnent pour préparer ou améliorer votre communication savante.

Les activités de formation de l'Acfas

L’Acfas offre tout au long de l'année des formations pour aider les auteurs et autrices à préparer une communication scientifique. Consultez la page Activités de formation pour plus de renseignements.