Informations sur l'utilisation des salles virtuelles Zoom pendant le congrès

À savoir! vous êtes responsable d'un colloque et avez le rôle de vous connecter comme hôte à la salle virtuelle Zoom de votre colloque? 
- Consultez la procédure de connexion à Zoom pour la personne qui agira comme hôte (1 personne par colloque)
- Les identifiants de connexion vous seront envoyés par courriel la semaine du 28 avril 2025 par l'Acfas.

Prochaines étapes pour la réalisation de votre colloque

À savoir : une licence Zoom Réunion sera attribuée aux colloques.

• Semaine du 28 avril 2025 : L’Acfas vous fera parvenir un code d’accès (courriel et mot de passe) pour vous connecter comme « hôte » à la salle Zoom attribuée à votre colloque.
  • Ce courriel sera envoyé à l’ensemble des coresponsables ainsi qu’aux responsables de la logistique, du programme et de la modération en ligne;
  • Désignez au sein de votre équipe une personne qui se connectera avec cet identifiant le jour du colloque;
  • Cette personne agira comme hôte du colloque et pourra attribuer le rôle de co-hôte aux autres responsables quand ces derniers arriveront dans la salle.
• Les colloques auront le même lien d’accès tout au long de l'événement, que celui-ci dure une ou plusieurs journées. Une fois ouverte, la salle sera accessible toute la journée si l'hôte demeure présent·e.

Important! Les salles virtuelles seront accessibles aux responsables à partir de l'envoi des codes d'accès par l'Acfas. Connectez-vous à l’avance pour faire un test technique avec vos intervenants et intervenantes.

Le jour de l’événement

Les responsables peuvent se connecter 45 à 30 minutes à l’avance pour procéder à des tests et personnaliser certains éléments de l'affichage. 

• Désignez au sein de votre équipe la personne qui sera responsable d'ouvrir la salle virtuelle Zoom avec ces informations sur l'ordinateur de la salle, cette personne sera l'hôte de la réunion.
• La personne connectée comme hôte peut ensuite attribuer le rôle de co-hôte aux autres responsables du colloque; 

Important! La personne qui se connecte comme hôte devra s'assurer de se déconnecter du compte Zoom de la salle, s'il y a lieu, et de se connecter avec le compte utilisateur Zoom fourni par l'Acfas.

Vous souhaitez procéder à un test avec vos intervenants et intervenantes avant d'activer l'accès pour tous?

• La fonctionnalité salle d'attente sera activée par défaut. Vous pourrez faire entrer uniquement vos conférenciers et conférencières pour réaliser vos tests;
• Comme la salle d'attente sera active, assurez-vous de continuer à accepter les retardataires qui se connecteraient en cours de séance;
• Accès pour les conférenciers et conférencières de votre colloque : Les conférenciers et conférencières pourront y accéder en se connectant à leur compte utilisateur sur le site de l’Acfas;
• Le jour de votre colloque, un lien "accéder à la plateforme" s’affichera sur la page de votre colloque dans le programme. Les conférenciers et conférencières pourront accéder plus rapidement à cette page en utilisant la fonctionnalité "Mon horaire". Cette fonctionnalité leur permet de visualiser leur rôle au sein du colloque et de rejoindre directement, cliquant sur le titre du colloque, la page avec le lien "accéder à la plateforme";

Accès pour les personnes inscrites au congrès 

• Le jour de votre colloque, un lien "accéder à la plateforme" s’affichera sur la page de votre colloque dans le programme. Les personnes inscrites au congrès pourront y accéder en se connectant à leur compte utilisateur sur le site de l’Acfas;
• Il n'est pas permis de diffuser le lien Zoom fourni par l'Acfas. En effet, si des personnes mal intentionnées entrent en possession des liens, cela pourrait nuire à la tenue de votre colloque. 

Déroulement du colloque

• Vous avez une session d’affiches au programme? Prenez connaissance des instructions à transmettre aux auteurs et autrices si vous souhaitez mettre en ligne, sous le résumé de leur communication, un lien vers leur affiche afin que celle-ci puisse être consultée en tout temps au moyen du lien « Mes communications » dans leur tableau de bord sur acfas.ca. En savoir plus sur cette fonctionnalité;
• Des salles d'ateliers (« breakout rooms ») pourront être crées pour les colloques ayant des sessions d'affiches ou des sessions en simultanées.
• Assurez-vous de bien répartir les rôles au sein de l’équipe pour la gestion des éléments techniques du colloque (partage d’écran, modération du clavardage, diffusion s’il y a lieu de capsules vidéo, etc.)

Important!  L’Acfas créera des salles virtuelles pour chacun des colloques et vous enverra un code d'accès pour vous connecter à la salle en tant qu'hôte le jour de l'événement, en plus de fournir quelques jours avant l'événement un accès rapide pour les conférenciers et conférencières. Un soutien technique sera offert pendant l'événement. Cependant, vous êtes responsable des tâches suivantes :

• Assurer la modération en ligne du clavardage;
• Attribuer au besoin des rôles à des participants ou participantes spécifiques (« animateur·rice », « coanimateur·trice »);
• Partager selon les besoins des capsules vidéos, présentations PowerPoint, etc. (les conférenciers et conférencières auront également les accès pour partager leur écran);
• Accepter les participants et participantes dans la salle d'attente du colloque seulement lorsque les conférenciers, conférencières et les responsables sont prêts à commencer (des tests auront pu être réalisés en amont);
• Démarrer s’il y a lieu l’enregistrement du colloque.

Indications pour les colloques réalisés avec Zoom Réunion

• Si vous réalisez des salles ateliers (« breakout rooms »), vous pourrez les configurer au moment d'entrer dans la salle virtuelle avant le début de l'événement;
• Comme les participants et participantes auront la possibilité d'activer leur micro et leur caméra, soyez vigilant·es pour ce qui est de possibles perturbations sonores ou visuelles. En tant qu'hôte ou co-hôte de la réunion, vous avez la possibilité de fermer les micros et caméras, au besoin;
• Toute diffusion des liens est fortement déconseillée en raison des risques de perturbations de l'événement. L'Acfas ne pourra être tenue responsable de tels dérèglements. 

À savoir - horaire des salles virtuelles 

• Une salle virtuelle vous sera attribuée pour toute la durée de votre colloque;
• L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe que l’Acfas vous aura communiqué la semaine avant le congrès. Vous serez donc l’hôte de la rencontre et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimateur·trices aux personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement;
• La salle virtuelle Zoom sera accessible aussi longtemps que vous le souhaitez une fois que vous y serez entré·e. Vous n’aurez pas à craindre d’être éjecté·e de la salle si les échanges se poursuivent un moment.

Licence Zoom Réunion

Une licence Zoom Réunion sera attribué aux colloques. Voici un résumé de quelques fonctions pour l’utilisation de Zoom Réunion 

Fonctionnalités de vidéoconférence

Les fonctionnalités classiques offertes dans Zoom Réunion seront disponibles pour la tenue et l’animation de votre colloque.

La configuration de ces fonctionnalités permettra d’avoir recours à un outil de vidéoconférence largement utilisé depuis le début de la pandémie, avec lequel bon nombre de conférenciers et conférencières sont familier·ères. Parmi les fonctionnalités qui pourront être utilisées :

• Partage d’écran pour diffuser une présentation, une vidéo avec son, etc.;
• Clavardage public ou privé avec une seule personne;
• Salles d’ateliers de type « breakout rooms ».

Pour toute question ou demande particulière relative à la salle virtuelle Zoom qui sera attribuée à votre colloque, communiquez avec soutien.ligne@acfas.ca

Accès au lien de diffusion

Accès au lien de connexion pour les responsables de colloques

L’accès à la salle virtuelle sera activé par vous grâce à l’adresse courriel et au mot de passe que l’Acfas vous aura communiqué avant le congrès. Vous serez donc l’hôte de la rencontre et aurez les accès nécessaires pour attribuer le rôle de coanimateur et coanimatrice aux autres personnes en charge de l’animation et de la logistique de l’événement.

Les responsables d'un colloque pourront se connecter à l’aide du lien d'accès rapide qui leur aura été envoyé quelques jours avant l’événement, ou en cliquant sur le lien « Accéder à la plateforme » qui sera affiché le jour du colloque sur la page de celui-ci dans le programme.

Votre colloque aura ainsi son propre lien de connexion sur la page de votre colloque dans le programme, accessible pour les conférencier·ères et participant·es inscrit·es au congrès. 

Accès au lien de connexion pour les participants et participantes

Les participants et participantes aux colloques pourront se connecter au site Internet de l’Acfas avec l’adresse courriel liée à leur inscription afin d’accéder aux hyperliens de connexion pour chacune des activités scientifiques au programme.

Important! Les liens de connexion ne s’afficheront que la journée de l’événement.

Rôle de la personne responsable de la modération en ligne ou de la logistique

La personne responsable de la modération en ligne (identifiée comme responsable de la modération en ligne à l’étape 7 – Besoins logistiques ou en communiquant avec l’Acfas) ou la personne responsable de la logistique pour votre colloque (en fonction de la répartition des rôles au sein de votre équipe; l’essentiel est de bien indiquer les rôles de chaque personne).

Important! Plusieurs personnes peuvent animer les échanges pendant le colloque. Nous parlons ici de la personne qui sera responsable des accès sur Zoom.

La personne qui se chargera de l’animation en ligne devra :

1. Arriver 30 minutes avant le début du colloque et se connecter avec l'accès « hôte » fourni par l'Acfas;
2. Vérifier, pendant la période d’entraînement, que les  conférencier·ères comprennent l’utilisation de Zoom;
3. Vérifier que les caméras et les micros fonctionnent pour tout le monde;
4. Accepter les participants et participantes dans la salle d'attente lorsque toutes les personnes concernées sont prêtes à commencer;
5. Pendant le colloque :
   • Répondre aux questions, ou les noter et en faire part oralement aux responsables, à l’animateur ou l'animatrice de la rencontre et aux conférenciers et conférencières;
   • Rappeler à l’ordre les conférenciers, conférencières, participants ou participantes qui ont oublié d’éteindre leur micro (le responsable de la modération peut également couper les micros);
   • Expulser un participant ou une participante en cas de problème.

Enregistrement

Il sera possible pour les responsables (animateur·trices ou coanimateur·trices dans Zoom) d’enregistrer leur colloque en utilisant la fonctionnalité de Zoom. Nous leur demandons d'enregistrer sur le nuage (cloud) . L’Acfas fera parvenir aux responsables, sur demande, l’enregistrement de leur colloque dans les deux semaines suivant le congrès.

À noter : l’enregistrement du colloque ne se fait pas automatiquement. Veillez à désigner au sein de l’équipe organisatrice la personne qui démarrera l’enregistrement.

Si vous souhaitez enregistrer votre colloque pour diffusion ultérieure, assurez-vous d’en informer vos conférenciers et conférencières ainsi que les participants et participantes au colloque qui pourraient apparaître dans l’enregistrement, et d’obtenir leur consentement avant de diffuser la captation vidéo sur vos plateformes.

Assurez-vous que la personne dont vous aurez enregistré la conférence vous octroie une licence mondiale, gratuite, non exclusive et pour la durée du droit d'auteur applicable vous permettant de reproduire le contenu de sa conférence pour des fins d’étude privée, de recherche, de formation et d’éducation, tout en mentionnant le nom de la personne comme l’auteur ou l'autrice de l’œuvre.

Quelques ressources :

• Visuels de pages d'accueil dans Zoom à personnaliser (lien à venir)
• Informations de base sur le partage d'écran
• L'enregistrement de la séance d'information sur l'utilisation de Zoom au Congrès
• Procédure création des "breakout room" sur Zoom

En cas de problème technique pendant l'événement

Besoin d'aide pendant le congrès?

• Un soutien technique sera offert dans les salles Zoom de 7 h à 17 h pendant la semaine du congrès.
• Les responsables de colloques pourront communiquer au moyen de la ligne téléphonique prévu à cet effet ou par courriel au soutien.ligne@acfas.ca pour une assistance immédiate. Des agents et agentes de soutien téléphonique seront déployés par les équipes organisatrices.
   

Pour nous joindre

Pour toute question sur l'utilisation de Zoom : communiquer avec soutien.ligne@acfas.ca