301 - Entre conformité et stratégie : évolution des pratiques de gouvernance de l’information dans les organisations

Introduction au colloque

• Communication orale 09 h 00
  Mot de bienvenue
  Lyne Da Sylva (UdeM - Université de Montréal)

Conférence d’ouverture de la première journée du colloque

• Communication orale 09 h 15
  La gouvernance informationnelle et la cohérence organisationnelle dans l’espace numérique : enjeu de transversalité et de transdisciplinarité?
  Daniel J. Caron (ENAP - École nationale d'administration publique)

  L’information a toujours été au cœur du fonctionnement de nos institutions avec ses enjeux particuliers. Au début des années 1960, la Commission Glassco rappelait notre difficulté à gérer les masses de documents papier, fruit de la croissance de l’État-providence. Le régime de Bismarck avait connu des problèmes similaires à la fin du XIX^ième siècle. Aujourd’hui, le complexe techno-informationnel né dans l’entre-deux guerres a pavé la voie au choc communicationnel que nous vivons. L’introduction de nouveaux supports a donné naissance à des enjeux inédits ou a exacerbé ceux existants. Il oblige la création d’instruments et d’approches pour organiser, protéger ou valoriser l’information créée dans cet environnement. Toutefois, au-delà de l’arrivée de ces nouveaux supports, ce sont les changements de comportements informationnels qui bouleversent les pratiques établies. Aujourd’hui, nous sommes en rupture avec l’ordre du discours pré-numérique. La production informationnelle frénétique qui inquiète ou suscite de l’enthousiasme met à mal les multiples facettes de son encadrement. Mais quelle est la raison d’être fondamentale de la production d’information ? Qu’est-ce qui la meut ? Cette conférence tentera de situer le rôle de la gouvernance informationnelle dans cet écosystème en formation en vue de contribuer à encadrer et guider la production de l’information dans le respect de propriétés attendues tout en discutant du rôle des différents acteurs de l’organisation.

Les contours de la gouvernance de l’information

• Communication orale 10 h 45
  Gouvernance de l’information et visées stratégiques
  Dominique Maurel (UdeM - Université de Montréal), Natasha Zwarich (UQAM - Université du Québec à Montréal)

  Comme sous-ensemble de la gouvernance d’une organisation, la gouvernance de l’information est un cadre de responsabilité multidisciplinaire de haut niveau stratégique. Au-delà des spécialisations disciplinaires, une approche holistique de gouvernance des actifs informationnels ouvre la porte à des réponses concertées aux enjeux informationnels. C’est également ce que préconisent des modèles comme celui du IGRM ou encore les principes proposés par la norme ISO24143:2022. La gouvernance de l’information représente un levier permettant aux professionnels de l’information de mieux se positionner parmi plusieurs autres professionnels qui ont aussi les actifs informationnels au cœur de leurs préoccupations. Il apparaît ainsi important de redéfinir et d’affirmer le rôle des professionnels de l’information face à ces parties prenantes, de modifier les perceptions parfois erronées, et de mieux identifier les facteurs d’influence sur lesquels ils peuvent s’appuyer pour endosser pleinement un rôle stratégique. Différents outils et compétences transversales peuvent être mobilisés pour soutenir la démarche de positionnement. Ce sont autant de considérations qu’abordera cette conférence.

• Communication orale 11 h 15
  Gouvernance de l’information : Utiliser le modèle d’implantation d’ARMA International comme point de départ
  Geneviève Michaud (Professionnelle de l'information)

  Alors que la 4^e révolution industrielle et la multitude des types d’information ont un impact de plus en plus important sur les pratiques de gestion de l’information, la gouvernance de l’information devient un élément essentiel à tout bon programme. Cependant, la mise en place ou la révision de la gouvernance de l’information de notre organisation est une activité qui demande du temps et des efforts. Où commencer? Quels sont les éléments requis? Comment vous assurer de bien intégrer tous les aspects? Qui sont les principaux partenaires pour une gouvernance concrète et opérationnelle?

  Cette présentation utilisera le modèle d’implantation créé par ARMA International pour démontrer comment ce cadre conceptuel peut être appliqué concrètement dans nos organisations pour débuter le travail ou valider que tous les éléments importants ont bien été intégrés à notre programme. Joignez-vous à madame Michaud pour explorer cet outil de travail et voir comment il peut nous guider sur la route d’une meilleure gestion de l’information.

• Communication orale 11 h 45
  Responsabilités et évolution des pratiques : gouvernance d’une bibliothèque virtuelle anicinabe
  Justin Roy (UdeM - Université de Montréal), Julie Lise Simard

  Les principes de PCAP (Possession, Contrôle, Accès, Propriété), formulés par le Centre de gouvernance de l’information des Premières Nations, ont été appliqués dans plusieurs organisations canadiennes amenées à utiliser des documents autochtones. Dans l’ensemble, les professionnel·le·s de l’information disposent de peu de connaissances quant au rôle concret que ces principes jouent dans l’élaboration d’une stratégie de gouvernance de l’information. Les enjeux que soulève leur opérationnalisation sont aussi méconnus, ce qui complique leur mise en place dans les organisations émergentes comme celles déjà établies.

  Cette conférence propose de passer en revue les caractéristiques de la gouvernance de l’information en développement pour Nipakanatik, le projet de bibliothèque numérique de l’organisme anicinabe Minwashin. Nous aborderons les initiatives déployées pour arrimer les pratiques de gestion de la bibliothèque aux principes de PCAP, puis les politiques et les règlements élaborés pour compléter ces principes et répondre adéquatement aux aspirations des communautés anicinabek et aux enjeux éthiques qui leur sont propres.

  Les conclusions de l’implantation d’une stratégie de gouvernance de l’information à Nipakanatik soulèvent des constats sur le rôle que les archivistes sont appelé·e·s à jouer en contexte autochtone, et sur l’utilité, pour une organisation collaborant avec les peuples autochtones, de se doter d’un cadre de responsabilité.

Dîner libre

Technologies et utilisateurs de la gouvernance de l’information

• Communication orale 13 h 30
  La gouvernance de l’information et l’UX Design : concept et méthode pour intégrer les pratiques professionnelles des acteurs au sein des systèmes d’information
  Lise Verlaet (Université Paul Valéry - Montpellier 3)

  La gouvernance de l’information forme un concept générique permettant d’agréger et de piloter plusieurs métiers et expertises – fonctionnant le plus souvent en silo – avec pour finalité un meilleur management des actifs informationnels des organisations, dont la maîtrise du système d’information. Pourtant cette notion est encore sous-estimée par les modèles affairant à la mise en œuvre de système d’information et plus particulièrement de système de gestion intégré (SGI). Ces modèles restent encore dans des logiques technico-centrées et économiques, au détriment d’approches plus sociologiques des technologies et donc in fine des utilisateurs. Ces utilisateurs, soit les salariés de l’organisation, sont ainsi contraints dans leurs pratiques professionnelles de s’adapter à des artefacts numériques qui ne conviennent pas complétement à leurs activités, ce qui génère perte de temps et de motivation. Lors de cette conférence, nous reviendrons donc sur la pertinence du concept de « gouvernance de l’information », ainsi que sur les méthodes relatives à l’UX Design pour favoriser la prise en considération et l’intégration des pratiques professionnelles des acteurs au sein des systèmes d’information en organisation.

• Communication orale 14 h 00
  Rôles des solutions technologiques pour une gouvernance de l'information réussie et impacts de l’IA sur celle-ci
  Christian Bolduc

  Parler de gouvernance de l’information (GI) en 2023 revient à parler principalement de gouvernance d’informations numériques. Qui dit gouvernance d’informations numériques dit, bien sûr, utilisation de solutions logicielles. Les outils technologiques sont donc centraux dans la mise en place et l’opérationnalisation d’une gouvernance de l’information.

  Dans le cadre de la conférence, nous allons voir, à partir d’exemples et de cas concrets, l’importance des outils technologiques pour la réalisation de la GI et l’atteinte de ses objectifs. Nous allons également présenter des exemples de gains et de valeurs ajoutées que peuvent apporter certaines technologies à la gouvernance, mais également quelques risques. Nous verrons, par exemple, comment des solutions logicielles intégrées permettent l’exécution de tâches tant routinières qu’à haute valeur de complexité relatives à la sécurité et à l’intégrité des informations et des données. Cela avec comme résultats des gains de temps et d’efficience pour les professionnels de l’information et de qualité accrue de l’information pour les utilisateurs. Nous terminerons en explorant de possibles impacts de l’intelligence artificielle (IA) sur la gouvernance de l’information, impacts qui peuvent être à la fois très positifs, mais aussi fragilisants.

• Communication orale 14 h 30
  La gouvernance de l'information au cœur de la communication organisationnelle
  Geneviève Déry (Université Laval)

  La transformation numérique s’inscrit dans un changement de culture organisationnel dans lequel l’information joue un très grand rôle. La pertinence de l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) à la communication organisationnelle se vérifie déjà dans nombre de pratiques émergentes. Cette intégration a un impact significatif sur la connaissance des publics, la qualité de l’interaction avec eux et le renouvellement des pratiques professionnelles en communication. Malgré cela, les conseillers en communication ne sont pas investis dans le processus de transformation numérique de leur propre organisation, et encore moins sur le plan de l’IA. L’objectif de cette conférence est de montrer à quel point la gestion de l’information est devenue l’enjeu principal des organisations et la condition de leur survie dans le contexte de l’adoption de l’IA en communication organisationnelle. L’IA constitue un véritable tsunami puisqu’elle a un impact sur la gestion de l’information et une influence sur les processus de gestion. Son intégration dans les organisations a pour effet d’accroître considérablement le volume de l’information, qui pose à son tour un certain nombre de défis incitant les communicateurs à développer leurs capacités critiques dans le cadre de leurs pratiques professionnelles. Conséquemment, les enjeux de l’IA sont prioritaires notamment parce qu’ils impliquent la dématérialisation la plus profonde au sein des organisations.

• Communication orale 15 h 00
  La gouvernance de l’information est la conduite du changement !
  Chantal Ménard (UQAM - Université du Québec à Montréal)

  Cette conférence expliquera la notion de conduite de changement dans le cadre de projets en gouvernance – gestion de l’information. Les principaux points abordés seront la stratégie, le processus, les principes et les moyens pour assurer une bonne conduite du changement. Nous porterons une attention particulière aux parties prenantes d’un projet, à leurs responsabilités, et à leur impact selon leur intérêt et leur influence. La communication, primordiale en conduite du changement, nous amènera au mode AGILE et à des indicateurs mesurant le succès de notre conduite du changement.

Table ronde – Advocacy, promotion et positionnement des professionnels de l’information : le cas des universités

La gouvernance de l’information requiert la collaboration de différents acteurs organisationnels et la coordination de leurs actions. Le professionnel de l’information doit être en mesure, d’une part, de mobiliser les différents acteurs autour des enjeux de la gouvernance de l’information ou, d’autre part, d’être invité à participer à la mise en œuvre de telles initiatives. Cela suppose donc, de la part des autres acteurs impliqués, une reconnaissance de son expertise. Cette reconnaissance nécessite souvent la mise en place d’une stratégie d’advocacy. Le terme advocacy peut référer à diverses notions dont la défense des intérêts, la mise en place de plaidoyers pour soutenir et mieux faire connaître les activités du professionnel de l’information, la sensibilisation, la promotion ou encore le lobbying. La mise en œuvre d’activités de promotion et d’advocacy doit intégrer une approche stratégique qui doit également prendre en compte les notions de pouvoir et d'influence en relation avec les autres acteurs de la gouvernance de l'information. Trois directrices et directeur du milieu universitaire présenteront quelques moyens mis en œuvre dans leur organisation pour sensibiliser les différentes instances à la gouvernance de l’information et ainsi accroître le positionnement de leur service et des professionnels de l’information. Une période d’échanges suivra durant laquelle les participant·e·s seront invité·e·s à partager leur expérience.

• Communication orale 16 h 00
  Advocacy, promotion et positionnement des professionnels de l'information : le cas de l'Université de Montréal
  Taïk Bourhis (UdeM - Université de Montréal)
• Communication orale 16 h 15
  Advocacy, promotion et positionnement des professionnels de l'information : le cas de l'Université du Québec à Montréal
  Cédric Champagne (UQAM - Université du Québec à Montréal)
• Communication orale 16 h 30
  Advocacy, promotion et positionnement des professionnels de l'information : le cas de HEC Montréal
  Evelyne Gratton (HEC Montréal)

Conférence d’ouverture de la deuxième journée du colloque : état de la situation en France

• Communication orale 09 h 00
  La gouvernance des données dans les organisations françaises - État des lieux
  Jacky Akoka (Conservatoire national des arts et métiers), Isabelle Comyn-Wattiau (ESSEC Business School)

  Les données, et plus généralement l’information, sont au cœur des activités des organisations. Dans le cadre de leur transformation digitale, la gouvernance des données offre de nouvelles opportunités de croissance. Les organisations qui ne disposent pas d’une bonne gouvernance des données encourent des risques accrus mais perdent aussi la valeur potentielle de leurs propres données. Sur la base d’un baromètre créé au sein de la Chaire ESSEC Stratégie et Gouvernance de l’Information, la conférence fait le point sur la perception du concept de gouvernance des données et de l’information par les organisations françaises, sa mise en œuvre et les principaux acteurs concernés. Différentes analyses sont effectuées pour caractériser les dimensions les plus saillantes de la gouvernance des données dans ces organisations, parmi les aspects technologiques, la dimension humaine et culturelle, les choix organisationnels ou encore les aspects financiers. En croisant l’ambition en matière de gouvernance des données et les moyens (humains, organisationnels et technologiques) que les organisations mettent au service de cette ambition, on peut établir des catégories et analyser comment celles-ci se constituent. Ce baromètre est un des outils de la Chaire qui développe par ailleurs des formations à l’intention des futurs managers pour que ces derniers puissent maîtriser ces sujets afin de saisir les opportunités stratégiques qu’ils représentent et d’en maîtriser les risques.

Conférence d’ouverture de la deuxième journée du colloque (suite) : état de la situation en France

• Communication orale 10 h 30
  Quel sens donner à la gouvernance de l’information aujourd’hui?
  Jean-Pascal Perrein (GouvInfo IAI)

  Gérer, manager, gouverner des ensembles de données est une attente commune et exprimée par toutes les organisations. Pourtant peu gouvernent véritablement l’information avec une vue globale. Beaucoup gèrent ou managent localement et associent leurs actions à une gouvernance. Beaucoup vendent des solutions de gouvernance qui ne sont que des outils de gestion et de management.

  Et pourtant, la gouvernance de l’information est bien plus qu’un enjeu majeur pour nos entreprises ! Il est question de répondre à des enjeux de sociétés, et à ceux de notre futur, ceci car : à l’ère de l’intelligence artificielle, et de son potentiel de développement basé sur des données; à l’ère d’une prise de conscience, fragile, de notre impact sur notre environnement; à l’ère où notre société individualisée ne trouve plus de raison de raisonner avec empathie et de façon globale; à l’ère où notre système économique et politique appelle à une vie de courts termes. Un constat apparait montrant que la gouvernance de l’information ne peut ni exister ni se développer dans sa forme actuelle. Trop complexe et compliqué, trop long terme et court terme. Trop peu de personnes compétentes pour animer une symphonie aussi riche et complète. Et pourtant … Jean-Pascal Perrein nous apportera des couleurs sur ce sujet qu’il affectionne et qu’il a construit en France depuis 2010. 60 minutes pour, collégialement, dessiner, imaginer une fresque de ce qu’est et pourrait être la gouvernance de l’information.

La gouvernance de l’information à Bibliothèque et Archives nationales du Québec

• Communication orale 11 h 30
  Gouvernance de l’information – Et si on s’en occupait pour vrai?
  Hélène Laverdure

  Nous vivons à une époque de profondes transformations en ce qui a trait à la façon dont les informations sont créées, utilisées et diffusées. Ce changement de paradigme entraîne des répercussions profondes sur la gouvernance et la gestion de l’information dans les organismes publics. Si l’on convient assez aisément que l’information est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation, il apparaît toutefois difficile de s’occuper adéquatement de sa gestion et d’accorder à cette dernière toutes les ressources, tant humaines que financières, qu’elle requiert. Pourquoi? Quels en sont les risques pour les organismes publics, pour l’État, pour les citoyens et pour la constitution d’un patrimoine archivistique pour le Québec? Quel rôle devrait jouer à cet égard Bibliothèque et Archives nationales du Québec?

  Après avoir exposé quelques éléments de réponse à ces interrogations, madame Laverdure présentera certains travaux menés par les Archives nationales du Québec dont l’une des missions est « d’encadrer, de soutenir et de conseiller les organismes publics en matière de gestion de leurs documents, d’assurer la conservation d’archives publiques, d’en faciliter l’accès et d’en favoriser la diffusion » (Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec).

Dîner libre

Regard sur la gouvernance des données et sur la conformité

• Communication orale 13 h 30
  Gouvernance des données opérationnelles au sein de la gouvernance de l’information – l’expérience de l’Université de Montréal
  Dominic Boisvert (UdeM - Université de Montréal)

  La gouvernance des données forme l’un des piliers de la gouvernance de l’information. Elle promeut la création et l’utilisation de données valides, et fiables, accessibles à une communauté – dans une perspective d'une utilisation sécuritaire, conforme à la législation et éthique. Sa mise en place demande la formalisation d’un cadre normatif, la délimitation de frontières entre les domaines de l’organisation et la définition de rôles et de responsabilités complémentaires. L’approche non-intrusive de gouvernance des données s’inscrit naturellement dans une vision matricielle de l’organisation. Celle-ci facilite l’adhésion à la gouvernance des données et son alignement avec les orientations stratégiques des domaines et de l’organisation.

  Cette communication présente les assises théoriques qui soutiennent la vision et guident les initiatives nécessaires à la mise en place et à la promotion d’une saine gestion des données d’entreprise à l’Université de Montréal. Cette démarche complexe s’opère en relation avec les autres piliers de la gouvernance de l’information, notamment la gestion des données de recherche et la gestion documentaire et des archives.

• Communication orale 14 h 00
  Une saine gouvernance de l’information comme accélérateur d’un programme de protection de la vie privée
  Annie Dulude (Hydro-Québec)

  Devant l’évolution rapide du paysage législatif au Québec, plusieurs organisations doivent définir leur feuille de route pour se conformer aux nouvelles obligations qui leur sont imposées en matière de protection de la vie privée. Des impératifs de transformation numérique ajoutent au défi que ces organisations doivent relever. Dans ce contexte, une saine gouvernance de l’information se positionne comme accélérateur naturel et stratégique d’un programme de protection de la vie privée. Cette conférence tracera les contours de ce que constitue un programme de protection de la vie privée et en identifiera les éléments constitutifs auxquels la gouvernance de l’information peut contribuer.

• Communication orale 14 h 30
  La gouvernance de l’information : une fondation pour la protection des renseignements personnels
  Catherine Nadeau (KPMG)

  La protection des renseignements personnels (« RP ») est un sujet chaud. Différentes juridictions ont commencé à moderniser leurs lois encadrant la protection des RP. Le Québec n’est pas en reste avec l’entrée en vigueur de la Loi 25 Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (PL64). Alors que de nouvelles dispositions de la Loi 25 entrent en vigueur en septembre 2023, plusieurs organisations revoient leurs mécanismes de gestion des RP.

  Les RP forment un ensemble particulier et très sensible d’informations. À titre de spécialiste de la gestion de l’information, notre apport aux travaux de mise en conformité est essentiel. La gouvernance informationnelle est une fondation pour un programme de protection des RP. Malgré les innovations et les travaux des comparables de juridictions plus avancées en matière de nouvelles règles de protection des RP (ex.: Europe), nous sommes toujours en apprentissage. Ce qui fonctionne pour l’un ne fonctionne pas nécessairement pour l’autre.

  Ainsi, gouvernance des données et protection des RP sont intrinsèquement liées pour assurer la conformité. La conférence proposée porte sur la façon dont la gouvernance des données vient soutenir la protection des RP, mais aussi comment cette dernière peut devenir un moteur pour la gouvernance des données. Nous explorerons les principaux enjeux et défis des organisations et les pistes de solutions et d’opportunités, pour assurer l’opérationnalisation.

Gouvernance de l’information, valeur ajoutée et performance des organisations

• Communication orale 15 h 30
  L’analyse d’affaires comme lingua franca de la gouvernance de l’information : faciliter le positionnement stratégique du professionnel de l’information
  Inge Alberts (Université d’Ottawa)

  L’implantation efficace d’une stratégie de gouvernance de l’information exige la collaboration de plusieurs domaines d’expertise dont ceux de la gestion du risque et de la conformité aux lois, les technologies et la sécurité informatique, la mesure de la performance et la reddition de comptes, la planification stratégique, et bien entendu, la gestion de l’information organisationnelle. Dans ce paysage complexe où les différents acteurs impliqués envisagent l’information en fonction de perspectives différentes, l’analyse d’affaires présente un ensemble de pratiques, techniques et compétences qui ont le potentiel d’agir comme lingua franca de la gouvernance informationnelle. Cette communication offrira une introduction au domaine de l’analyse d’affaires en examinant les concepts qui permettent d’harmoniser les perspectives relatives à la gestion de l’information organisationnelle. En dotant le professionnel de l’information d’un langage commun axé sur la valeur et la gestion des risques, l’analyse d’affaires contribue indéniablement à le positionner comme un leader stratégique de la gouvernance de l’information.

• Communication orale 16 h 00
  Gouvernance et valeur de l’information : exploration de différentes méthodes d’évaluation
  Pascal Lemelin (Consultant en évaluation de programmes), Dominique Maurel (UdeM - Université de Montréal), Natasha Zwarich (UQAM - Université du Québec à Montréal)

  Les professionnels de l’information doivent jouer un rôle stratégique accru dans leurs organisations tout en respectant des exigences de conformité et de reddition de compte plus strictes. Afin de s’acquitter de leurs activités et d’offrir des services pertinents, les professionnels de l’information doivent régulièrement faire la demande de ressources supplémentaires notamment par la production d’argumentaires et démontrer la valeur ajoutée de leurs activités. Ainsi, il devient nécessaire de procéder à l’évaluation de leurs activités pour mieux démontrer la valeur ajoutée de celles-ci, l’atteinte des objectifs organisationnels ainsi que la valeur de l’information détenue par leurs organisations. Pour ce faire, plusieurs méthodes, outils et modèles conceptuels sont à la disposition des professionnels. Or, ces méthodes sont souvent méconnues et peu utilisées par les professionnels de l’information. Cette conférence vise à présenter différentes méthodes d’évaluation (modèles de maturité, démarche qualité et analyses économiques). La conférence identifiera, pour ces méthodes, les enjeux applicables et proposera des pistes d’action à partir desquelles pourront s’inspirer les professionnels de l’information pour démontrer la pertinence et la valeur de leurs activités et de l’information.

Conclusion du colloque