301 - Entre conformité et stratégie : évolution des pratiques de gouvernance de l’information dans les organisations

La gouvernance de l’information forme un concept générique permettant d’agréger et de piloter plusieurs métiers et expertises – fonctionnant le plus souvent en silo – avec pour finalité un meilleur management des actifs informationnels des organisations, dont la maîtrise du système d’information. Pourtant cette notion est encore sous-estimée par les modèles affairant à la mise en œuvre de système d’information et plus particulièrement de système de gestion intégré (SGI). Ces modèles restent encore dans des logiques technico-centrées et économiques, au détriment d’approches plus sociologiques des technologies et donc in fine des utilisateurs. Ces utilisateurs, soit les salariés de l’organisation, sont ainsi contraints dans leurs pratiques professionnelles de s’adapter à des artefacts numériques qui ne conviennent pas complétement à leurs activités, ce qui génère perte de temps et de motivation. Lors de cette conférence, nous reviendrons donc sur la pertinence du concept de « gouvernance de l’information », ainsi que sur les méthodes relatives à l’UX Design pour favoriser la prise en considération et l’intégration des pratiques professionnelles des acteurs au sein des systèmes d’information en organisation.

Parler de gouvernance de l’information (GI) en 2023 revient à parler principalement de gouvernance d’informations numériques. Qui dit gouvernance d’informations numériques dit, bien sûr, utilisation de solutions logicielles. Les outils technologiques sont donc centraux dans la mise en place et l’opérationnalisation d’une gouvernance de l’information.

Dans le cadre de la conférence, nous allons voir, à partir d’exemples et de cas concrets, l’importance des outils technologiques pour la réalisation de la GI et l’atteinte de ses objectifs. Nous allons également présenter des exemples de gains et de valeurs ajoutées que peuvent apporter certaines technologies à la gouvernance, mais également quelques risques. Nous verrons, par exemple, comment des solutions logicielles intégrées permettent l’exécution de tâches tant routinières qu’à haute valeur de complexité relatives à la sécurité et à l’intégrité des informations et des données. Cela avec comme résultats des gains de temps et d’efficience pour les professionnels de l’information et de qualité accrue de l’information pour les utilisateurs. Nous terminerons en explorant de possibles impacts de l’intelligence artificielle (IA) sur la gouvernance de l’information, impacts qui peuvent être à la fois très positifs, mais aussi fragilisants.

La transformation numérique s’inscrit dans un changement de culture organisationnel dans lequel l’information joue un très grand rôle. La pertinence de l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) à la communication organisationnelle se vérifie déjà dans nombre de pratiques émergentes. Cette intégration a un impact significatif sur la connaissance des publics, la qualité de l’interaction avec eux et le renouvellement des pratiques professionnelles en communication. Malgré cela, les conseillers en communication ne sont pas investis dans le processus de transformation numérique de leur propre organisation, et encore moins sur le plan de l’IA. L’objectif de cette conférence est de montrer à quel point la gestion de l’information est devenue l’enjeu principal des organisations et la condition de leur survie dans le contexte de l’adoption de l’IA en communication organisationnelle. L’IA constitue un véritable tsunami puisqu’elle a un impact sur la gestion de l’information et une influence sur les processus de gestion. Son intégration dans les organisations a pour effet d’accroître considérablement le volume de l’information, qui pose à son tour un certain nombre de défis incitant les communicateurs à développer leurs capacités critiques dans le cadre de leurs pratiques professionnelles. Conséquemment, les enjeux de l’IA sont prioritaires notamment parce qu’ils impliquent la dématérialisation la plus profonde au sein des organisations.

Cette conférence expliquera la notion de conduite de changement dans le cadre de projets en gouvernance – gestion de l’information. Les principaux points abordés seront la stratégie, le processus, les principes et les moyens pour assurer une bonne conduite du changement. Nous porterons une attention particulière aux parties prenantes d’un projet, à leurs responsabilités, et à leur impact selon leur intérêt et leur influence. La communication, primordiale en conduite du changement, nous amènera au mode AGILE et à des indicateurs mesurant le succès de notre conduite du changement.

La gouvernance des données forme l’un des piliers de la gouvernance de l’information. Elle promeut la création et l’utilisation de données valides, et fiables, accessibles à une communauté – dans une perspective d'une utilisation sécuritaire, conforme à la législation et éthique. Sa mise en place demande la formalisation d’un cadre normatif, la délimitation de frontières entre les domaines de l’organisation et la définition de rôles et de responsabilités complémentaires. L’approche non-intrusive de gouvernance des données s’inscrit naturellement dans une vision matricielle de l’organisation. Celle-ci facilite l’adhésion à la gouvernance des données et son alignement avec les orientations stratégiques des domaines et de l’organisation.

Cette communication présente les assises théoriques qui soutiennent la vision et guident les initiatives nécessaires à la mise en place et à la promotion d’une saine gestion des données d’entreprise à l’Université de Montréal. Cette démarche complexe s’opère en relation avec les autres piliers de la gouvernance de l’information, notamment la gestion des données de recherche et la gestion documentaire et des archives.

Devant l’évolution rapide du paysage législatif au Québec, plusieurs organisations doivent définir leur feuille de route pour se conformer aux nouvelles obligations qui leur sont imposées en matière de protection de la vie privée. Des impératifs de transformation numérique ajoutent au défi que ces organisations doivent relever. Dans ce contexte, une saine gouvernance de l’information se positionne comme accélérateur naturel et stratégique d’un programme de protection de la vie privée. Cette conférence tracera les contours de ce que constitue un programme de protection de la vie privée et en identifiera les éléments constitutifs auxquels la gouvernance de l’information peut contribuer.

La protection des renseignements personnels (« RP ») est un sujet chaud. Différentes juridictions ont commencé à moderniser leurs lois encadrant la protection des RP. Le Québec n’est pas en reste avec l’entrée en vigueur de la Loi 25 Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (PL64). Alors que de nouvelles dispositions de la Loi 25 entrent en vigueur en septembre 2023, plusieurs organisations revoient leurs mécanismes de gestion des RP.

Les RP forment un ensemble particulier et très sensible d’informations. À titre de spécialiste de la gestion de l’information, notre apport aux travaux de mise en conformité est essentiel. La gouvernance informationnelle est une fondation pour un programme de protection des RP.  Malgré les innovations et les travaux des comparables de juridictions plus avancées en matière de nouvelles règles de protection des RP (ex.: Europe), nous sommes toujours en apprentissage. Ce qui fonctionne pour l’un ne fonctionne pas nécessairement pour l’autre.

Ainsi, gouvernance des données et protection des RP sont intrinsèquement liées pour assurer la conformité. La conférence proposée porte sur la façon dont la gouvernance des données vient soutenir la protection des RP, mais aussi comment cette dernière peut devenir un moteur pour la gouvernance des données. Nous explorerons les principaux enjeux et défis des organisations et les pistes de solutions et d’opportunités, pour assurer l’opérationnalisation.

L’implantation efficace d’une stratégie de gouvernance de l’information exige la collaboration de plusieurs domaines d’expertise dont ceux de la gestion du risque et de la conformité aux lois, les technologies et la sécurité informatique, la mesure de la performance et la reddition de comptes, la planification stratégique, et bien entendu, la gestion de l’information organisationnelle. Dans ce paysage complexe où les différents acteurs impliqués envisagent l’information en fonction de perspectives différentes, l’analyse d’affaires présente un ensemble de pratiques, techniques et compétences qui ont le potentiel d’agir comme lingua franca de la gouvernance informationnelle. Cette communication offrira une introduction au domaine de l’analyse d’affaires en examinant les concepts qui permettent d’harmoniser les perspectives relatives à la gestion de l’information organisationnelle. En dotant le professionnel de l’information d’un langage commun axé sur la valeur et la gestion des risques, l’analyse d’affaires contribue indéniablement à le positionner comme un leader stratégique de la gouvernance de l’information.

Les professionnels de l’information doivent jouer un rôle stratégique accru dans leurs organisations tout en respectant des exigences de conformité et de reddition de compte plus strictes. Afin de s’acquitter de leurs activités et d’offrir des services pertinents, les professionnels de l’information doivent régulièrement faire la demande de ressources supplémentaires notamment par la production d’argumentaires et démontrer la valeur ajoutée de leurs activités. Ainsi, il devient nécessaire de procéder à l’évaluation de leurs activités pour mieux démontrer la valeur ajoutée de celles-ci, l’atteinte des objectifs organisationnels ainsi que la valeur de l’information détenue par leurs organisations. Pour ce faire, plusieurs méthodes, outils et modèles conceptuels sont à la disposition des professionnels. Or, ces méthodes sont souvent méconnues et peu utilisées par les professionnels de l’information. Cette conférence vise à présenter différentes méthodes d’évaluation (modèles de maturité, démarche qualité et analyses économiques). La conférence identifiera, pour ces méthodes, les enjeux applicables et proposera des pistes d’action à partir desquelles pourront s’inspirer les professionnels de l’information pour démontrer la pertinence et la valeur de leurs activités et de l’information.