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Foire aux questions (FAQ)

 

Table des matières

  1. Est-il obligatoire de s'inscrire au congrès pour y participer?
  2. Est-il possible de s’inscrire au congrès pour une seule journée ou un seul colloque?
  3. Quels sont les moyens de paiements disponibles pour les transactions faites sur le site Internet?
  4. L'ACFAS peut-elle facturer mon ministère, mon association, mon entreprise pour mon inscription?
  5. Puis-je inscrire plusieurs personnes?
  6. Comment puis-je obtenir mon reçu?
  7. Puis-je me faire rembourser mon inscription?
  8. Je ne me présente pas au congrès, puis-je transférer mon inscription à une autre personne?
  9. Quand dois-je montrer la preuve de mon statut étudiant? Quelles sont les preuves acceptées?
  10. Suis-je inscrit au congrès, membre de l’ACFAS ou tout simplement ai-je un compte utilisateur?
  11. Comment puis-je ouvrir un compte utilisateur?
  12. J'ai oublié mon mot de passe, comment l'obtenir?
  13. Comment puis-je modifier mes coordonnées?
  14. J'ai changé d'adresse courriel, dois-je créer un nouveau compte?
  15. J'ai plus d'un compte utilisateur, que dois-je faire?
  16. Comment puis-je soumettre une proposition de colloque ou de communication libre?
  17. Quels sont les critères d'admissibilité et d'évaluation des propositions de colloques?
  18. Quels sont les critères d'admissibilité et d'évaluation des propositions de communications libres?
  19. Comment puis-je modifier ou supprimer une proposition de colloque ou de communications libre?
  20. Est-il possible de soumettre plusieurs propositions?
  21. Comment choisir entre le mode de présentation par affiche et le mode de présentation oral, pour ma communication libre?
  22. Comment puis-je proposer une communication dans un colloque?
  23. Dans quelle langue puis-je faire ma présentation lors de la semaine du congrès ?
  24. L'ACFAS offre-t-elle un service de publication d'actes de colloques?
  25. Comment puis-je obtenir une lettre d’invitation?
  26. Comment puis-je obtenir une lettre de participation?
  27. L'ACFAS peut-elle m'aider à obtenir un visa?
  28. L'ACFAS peut-elle m'accorder un soutien financier pour ma participation au congrès?

 

Inscription

Est-il obligatoire de s'inscrire au congrès pour y participer?

L'inscription au congrès est obligatoire pour toute personne désirant participer ou assister au congrès. Seules les sessions de communications libres sont gratuites pour les gens venant y assister. L’inscription au congrès est obligatoire pour toute personne désirant participer ou assister au congrès. Veuillez noter que l’accès aux communications libres et aux activités grand public est gratuit pour les personnes souhaitant y assister. Voir ci-bas les cas particuliers :

1. Auteurs et co-auteurs de communications libres
Les 1ers auteurs de communications libres doivent s’inscrire au congrès. Les co-auteurs n'ont pas à s'inscrire s'ils n'assistent pas au congrès ou s'ils ne viennent que pour les sessions de communications libres. Ils peuvent donc accéder sans inscription à la session dans laquelle est présentée leur communication.

2. Conférenciers invités
Les conférenciers invités par les responsables de colloques doivent défrayer les coûts d’inscription, au même titre que les autres congressistes. Il est possible que les responsables défrayent les coûts des conférenciers qu’ils invitent, mais cela demeure à leur discrétion. L’ACFAS ne fera pas de suivi sauf celui de s’assurer que tout conférencier ait son inscription payée sur les lieux du congrès. Il est de la responsabilité des responsables de colloques de s'assurer que tout participant à son activité ait payé son inscription.

3. Accompagnateurs
Les accompagnateurs de personnes aveugles, malentendantes ou à mobilité réduite inscrites aux congrès peuvent bénéficier d’un laissez-passer au congrès après autorisation de l’ACFAS. Adressez la demande, idéalement à l’avance, à isabelle.desmarais-lecours@acfas.ca ou présentez-vous sur place à l’aide à l’inscription durant le congrès.

4. Dignitaires
Les dignitaires (élu/député, sous-ministre, ministre, maire, consul ou ambassadeur) peuvent bénéficier d'un laissez-passer au congrès. Adressez la demande, idéalement à l’avance, à isabelle.desmarais-lecours@acfas.ca ou présentez-vous sur place à l’aide à l’inscription durant le congrès.

Pour plus d'informations, consultez la politique d'inscription. 

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Est-il possible de s’inscrire au congrès pour une seule journée ou un seul colloque?

L’inscription au congrès est valable pour toute la semaine du congrès. Il n’existe pas de tarification journalière ou pour une seule activité en particulier.

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Quels sont les moyens de paiements disponibles pour les transactions faites sur le site Internet?

Veuillez prendre note que le mode de paiement pour les résidents hors Canada est par carte bancaire.
Les modes de paiement acceptés pour les transactions effectuées sur notre site Internet sont :

  1. Carte bancaire : Visa, MasterCard, American Express.
  2. Chèque, mandat-poste ou traite bancaire.
  3. À l’ordre de l’ACFAS Inc.
    425, rue De La Gauchetière Est
    Montréal, (Québec) H2L 2M7
  4. Téléphone. Une fois le processus d'achat en ligne complété, veuillez nous contacter afin de régler les détails de paiement : 514 849-0045, poste 224. Assurez-vous d'avoir en votre possession votre numéro de commande, car nous vous le demanderons.

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L'ACFAS peut-elle facturer mon ministère, mon association, mon entreprise pour mon inscription?

Vous pouvez faire une demande de facturation jusqu'au 6 avril 2018, et cela uniquement si vous êtes employé d’un ministère, d’une association ou d’une entreprise. Veuillez adresser votre demande à : comptabilite-acfas@acfas.ca.

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Puis-je inscrire plusieurs personnes?

Vous ne pouvez pas inscrire plusieurs personnes à partir de votre profil, alors deux options s'offrent à vous :

  1. les personnes s'inscrivent elles-mêmes à partir de leur profil, puis vous font parvenir leur numéro de transaction afin que vous effectuiez le paiement. Pour effectuer le paiement, communiquez avec Micheline Lacombe par téléphone, donnez-lui le numéro de transaction et spécifiez le mode de paiement (carte de crédit ou chèque) : 514 849-0045, poste 224.
  2. si vous avez accès à leur profil (en ayant leur courriel et mot de passe), vous ouvrez une session et faites l'inscription et le paiement en leur nom. Puis, écrivez au service de la comptabilité (comptabilite-acfas@acfas.ca), afin de l'en informer et en spécifiant le numéro de votre transaction.

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Comment puis-je obtenir mon reçu?

Vous pouvez imprimer et visualiser votre reçu à partir de votre compte utilisateur sur notre site Internet.

Pour récupérer votre reçu officiel d’inscription et d’adhésion :

  1. Allez sur acfas.ca et accédez à votre compte utilisateur;
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion »;
  3. Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe;
  4. Une fois connecté-e-, allez à l’onglet Transactions et reçus;
  5. Cliquez sur « Voir mon reçu », vous pourrez le visualiser, l’enregistrer ou l’imprimer.

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Puis-je me faire rembourser mon inscription?

Les demandes d’annulation d’inscription avec remboursement doivent être faites par écrit (lettre ou courriel) et reçues au plus tard le 15 avril 2018; aucun remboursement ne sera possible après cette date. Veuillez adresser votre demande à la comptabilité de l'ACFAS : comptabilite-acfas@acfas.ca ou à l’adresse suivante : 425, de la Gauchetière Est, Montréal, Québec, H2L 2M7.

Important : des frais d’administration de 20 $ seront retenus pour tout remboursement d’inscription. Veuillez prendre note que les frais d’adhésion sont non remboursables.

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Je ne me présente pas au congrès, puis-je transférer mon inscription à une autre personne?

Aucun transfert d’inscription n’est accepté. Si vous ne pouvez vous présenter au congrès après vous être inscrit, veuillez adresser une demande de remboursement au service de la comptabilité par écrit, lettre ou courriel (comptabilite-acfas@acfas.ca), au plus tard le 15 avril 2018. 

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Quand dois-je montrer la preuve de mon statut étudiant? Quelles sont les preuves acceptées?

Une preuve de votre statut d’étudiant, valide à la date du congrès, sera exigée sur les lieux du congrès, pour les pré-inscrits et l'inscription sur place, faute de quoi le tarif régulier s’appliquera : carte étudiante ou lettre d'attestation d'études de l’institution. Nous n'acceptons aucune preuve d’identité envoyée par télécopieur ou par courrier. Une pièce d’identité avec photo pourra être exigée sur place pour tous les congressistes, peu importe leur statut.

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Suis-je inscrit au congrès, membre de l’ACFAS ou tout simplement ai-je un compte utilisateur?

Il s’agit de trois actions distinctes.

1. Le compte utilisateur vous permet d’effectuer différentes actions sur le site Internet de l’ACFAS telles qu’éditer votre profil utilisateur, s’abonner au bulletin Savoirs, faire une proposition pour le congrès, commenter des articles du magazine en ligne Découvrir, mais également vous inscrire au congrès et devenir membre de l’ACFAS.

2. Être membre de l’ACFAS vous permet de bénéficier de certains droits et privilèges au sein de l’association tels que participer à la gouvernance de l'ACFAS, pouvoir être élu au CA, pouvoir voter mais également profiter d'un tarif préférentiel sur votre inscription au congrès ou à des ateliers de formation de l’Association des communicateurs scientifiques (ACS). Adhérez à l'ACFAS!

3. L’inscription au congrès vous permet de participer ou d’assister aux colloques scientifiques et Enjeux de la recherche figurant au programme du congrès.

Si vous souhaitez connaitre votre statut sur le site de l’ACFAS, contactez-nous à : comptabilite-acfas@acfas.ca .

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Compte utilisateur 

Comment puis-je ouvrir un compte utilisateur?

  1. Allez sur acfas.ca.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion ».
  3. Cliquez ensuite sur « Créez un compte » 
  4. Entrez votre nom, l’adresse courriel de votre choix et choisissez un mot de passe, puis cliquez sur « Créer un nouveau compte ».
  5. Un message d’activation vous sera envoyé à cette adresse courriel. Une fois dans le message, cliquez sur le lien d’activation.
  6. Complétez les informations de votre compte (institution, statut, adresse personnelle ou professionnelle, etc.) et abonnez-vous au Bulletin Savoirs, envoyé mensuellement neuf fois par année, si vous souhaitez recevoir de l’information sur le congrès et l’ACFAS.

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J'ai oublié mon mot de passe, comment l'obtenir?

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez en faire la demande en cliquant sur « Mot de passe oublié? » sur le formulaire de connexion du site Internet. Un nouveau mot de passe vous sera automatiquement envoyé par courriel à l’adresse électronique de votre compte. Si vous ne recevez pas de courriel, vérifiez s’il se trouve dans vos courriers indésirables. En dernière instance, écrivez à acfas@acfas.ca.

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Comment puis-je modifier mes coordonnées?

Vous pouvez modifier vos coordonnées (nom, institution d'attache, adresse, etc.) en tout temps à partir de votre compte utilisateur, dans votre  « Tableau de bord ». 

Pour modifier vos coordonnées : 

  1. Allez sur acfas.ca;
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion »;
  3. Connectez-vous à votre compte avec votre adresse courriel et votre mot de passe;
  4. Une fois connecté-e-, vous serez dans votre « Tableau de bord ».
  5. Dans le menu bleu de droit, cliquez sur « Coordonnées ».
  6. Modifiez les champs requis et cliquez sur « Enregistrer ».

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J'ai changé d'adresse courriel, dois-je créer un nouveau compte?

Vous n'avez pas à créer un nouveau compte utilisateur. Vous avez seulement à modifier votre adresse courriel dans « Informations de connexion ».

Pour modifier votre adresse courriel :  

  1. Allez sur acfas.ca.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion »;
  3. Connectez-vous à votre compte avec votre adresse courriel et votre mot de passe;
  4. Une fois connecté-e-, vous serez dans votre « Tableau de bord »;
  5. Dans le menu bleu de droit, cliquez sur « Informations de connexion »;
  6. Modifiez votre adresse courriel et cliquez sur « Enregistrer ».

J'ai plus d'un compte utilisateur, que dois-je faire?

L'ACFAS recommande de n'avoir qu'un compte utilisateur sur son site Internet. Si vous avez plus d'un compte, contactez isabelle.desmarais-lecours@acfas.ca.

 

Appel de propositions

Comment puis-je soumettre une proposition de colloque ou de communication libre?

  1. Connectez-vous à votre compte utilisateur de l’ACFAS ou créez-en un;
  2. Choisissez l’un des deux volets du programme scientifique et allez sur les pages correspondantes : 
  3. Consultez les critères d’admissibilité et d’évaluation, ainsi que les règlements généraux et la politique linguistique;
  4. Remplissez le formulaire d'appel de propositions en ligne;
  5. Portez attention au mode d’enregistrement de votre proposition :
    • L’enregistrement partiel vous permet de compléter plus tard ou de modifier votre proposition. Pour accéder à votre proposition, vous devez être connecté à votre compte utilisateur;
    • L’enregistrement final vous permet de soumettre votre proposition à l’ACFAS; elle ne pourra plus être modifiée. Seules les propositions finales seront transmises au comité d’évaluation.  

Quels sont les critères d'admissibilité et d'évaluation des propositions de colloques?

Critères d’admissibilité
Pour être transmises au comité scientifique, les propositions de colloques doivent respecter les cinq critères suivants :

  1. À l’université : être soumises par un professeur, par un chargé de cours détenteur d’un doctorat ou par un chercheur établi (y compris les postdoctorants et les professionnels de recherche détenteurs d’un doctorat). Au collégial : être soumises par un professeur, ou par un chercheur établi détenteur au minimum d’un diplôme de maîtrise.
  2. Présenter une liste de conférenciers pressentis provenant de divers établissements et d’institutions, avec un maximum de 40 % d’un même établissement ou d’une même institution (cette pluralité devra aussi se refléter dans le programme final si le colloque est accepté);
  3. Être rédigées en français, la langue officielle du congrès (voir la politique linguistique);
  4. Être soumises avant le mercredi 1er novembre 2017 à 23 h 59; aucune proposition ne pourra être transmise après cette date;
  5. Être soumises par le formulaire en ligne et enregistrées en mode final. Les propositions envoyées par courrier électronique ou par voie postale ne seront pas transmises au comité scientifique.

Règlements généraux

  1. Une même personne ne peut soumettre plus de deux propositions de colloques en tant que premier responsable (scientifiques et/ou Enjeux de la recherche).
  2. Les décisions du comité scientifique sont sans appel.

Critères d’évaluation
L’évaluation sur 50 points se fondera sur cinq critères :

  1. L’importance et l’originalité de la problématique proposée (15 points);
  2. La pertinence scientifique et/ou sociale du sujet du colloque (10 points);
  3. La pertinence du format du colloque (5 points);
  4. Le statut et le nombre de conférenciers pressentis. Avoir un minimum de cinq conférenciers (confirmés ou non) (10 points);
  5. La compétence et l’expérience du responsable dans l’organisation de colloques scientifiques (10 points).
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Quels sont les critères d'admissibilité et d'évaluation des propositions de communications libres?

Critères d’admissibilité
Pour être transmises aux membres du comité d'évaluation, les propositions de communications libres doivent respecter les cinq critères suivants :

  1. À l’université : être soumises par un étudiant de 2e ou de 3e cycle universitaire, par un professeur, par un chargé de cours détenteur d’un doctorat ou par un chercheur établi (y compris les postdoctorants et les professionnels de recherche détenteurs d’un doctorat). Au collégial : être soumises par un professeur, ou par un chercheur établi détenteur au minimum d’un diplôme de maîtrise.
  2. Être soumises en français, la langue officielle du congrès (voir la politique linguistique)
  3. Être soumises au plus tard le jeudi 30 novembre 2017 à 23 h 59, aucune proposition ne pourra être transmise après cette date;
  4. Ne pas être présentée dans le cadre d’un autre volet du congrès sinon elle sera automatiquement annulée;
  5. Être soumises par le formulaire en ligne et enregistrées en mode final. Les propositions envoyées par courrier électronique ou par voie postale ne seront pas transmises au comité d’évaluation;
  6. Tout auteur de communication libre acceptée devra obligatoirement payer ses frais d'inscription au plus tard le mercredi 31 janvier 2018 à 23 h 59, sans quoi il verra sa communication annulée.

Règlements généraux

  1. Une personne ne peut soumettre plus de deux propositions de communications en tant qu’auteur principal;
  2. Les décisions du comité d’évaluation sont sans appel;
  3. En soumettant une proposition, l’auteur d’une communication libre accepte le programme qui sera élaboré par le responsable de domaine de recherche choisi. Pour cette raison, le choix de domaine de recherche dans votre proposition est donc fort important.

Critères d’évaluation
L’évaluation se fondera sur les critères suivants, éléments qui devront faire partie du champ « résumé » (1 500 caractères, espaces comprises) du formulaire :

  1. Clarté de la problématique et des objectifs présentés;
  2. Clarté de la méthodologie adoptée eu égard à la discipline choisie pour l’évaluation;
  3. Présence de résultats de recherche (préliminaires ou finaux) ou d'une conclusion de recherche;
  4. Une démonstration claire de la contribution de la communication à l’avancement des connaissances;
  5. Qualité de la langue écrite.

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Comment puis-je modifier ou supprimer une proposition de colloque ou de communication libre?

Vous pouvez modifier ou supprimer une proposition de colloque ou de communication libre ayant le statut de proposition partielle (enregistrée en mode partiel).  

Pour modifier ou supprimer une proposition : 

  • Allez sur acfas.ca;
  • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Connexion »;
  • Connectez-vous à votre compte avec votre adresse courriel et votre mot de passe;
  • Une fois connecté-e-, vous serez dans votre « Tableau de bord »;
  • Dans la section Événements/86e Congrès de l'ACFAS, cliquez sur « Mes propositions »;
  • Vous verrez chacune de vos propositions, cliquez sur « Modifier » ou « Supprimer ».

Est-il possible de soumettre plusieurs propositions?

Vous pouvez soumettre un maximum de deux propositions pour chaque catégorie de propositions (par exemple : deux propositions de communications libres). Cependant, si vous proposez dans plusieurs catégories, le maximum est de quatre propositions : deux propositions de communications libres, et deux propositions de colloques scientifiques ou Enjeux de la recherche.

Veuillez noter qu'une même communication ne peut être présentée qu'une fois dans le cadre du congrès, et ce, peu importe son mode de présentation (orale ou par affiche). 

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Comment choisir entre le mode de présentation par affiche et le mode de présentation oral, pour ma communication libre?

Si vous hésitez entre une communication orale et une communication par affiche, nous vous invitons à consulter votre directeur de recherche ou un professeur de votre discipline, tout en tenant compte de ce qui serait le plus pertinent pour votre CV et pour vos objectifs professionnels.

Dans une session de communications orales, qui compte entre 5 et 6 communications, les auteurs présentent l’un après l'autre. Vous devez prévoir 15 minutes de présentation suivie de 5 minutes pour les questions de l'auditoire.

Les communications par affiche sont regroupées en sessions d'exposition qui ont une durée chacune de 2 heures et durant lesquelles tous les auteurs sont présents afin de répondre aux questions des congressistes qui s’y intéressent. Les dimensions de l'affiche ne doivent pas dépasser 2,20 m horizontalement (7 pi) x 1,20 m verticalement (4 pi). L’ACFAS se chargera de vous fournir le système d’accroche (velcro) pour fixer votre affiche sur le panneau (8 pi horizontal x 4 pi vertical). Le choix du support d’impression de votre affiche reste à votre discrétion.

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Comment puis-je proposer une communication dans un colloque?

Si vous souhaitez présenter une communication dans un colloque, vous devrez répondre aux appels à communications des colloques diffusés dans le programme préliminaire en ligne de la mi-décembre à la mi-février. Vous devrez suivre la procédure annoncée par chacun des colloques. Veuillez noter que ce ne sont pas tous les colloques qui lanceront des appels à communications. 

 

Activités scientifiques (colloques et communications libres) 

Dans quelle langue puis-je faire ma présentation lors de la semaine du congrès ?

Les présentations se font en français que ce soit dans le cadre d’un colloque scientifique ou Enjeux de la recherche ou d’une session de communications libres (orales ou par affiche).

Exceptionnellement, nous acceptons que certaines communications se fassent en anglais pour les conférenciers intervenant dans un colloque. Leur support visuel devra être en français (présentation PowerPoint, document papier distribué aux gens présents, etc.) ou un interprète devra être présent dans la salle (tous frais de traduction seront à la charge du responsable de colloque ou du conférencier).

Pour plus d'informations, consultez la politique linguistique du congrès

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L'ACFAS offre-t-elle un service de publication d'actes de colloques?

Vous voulez publier les actes du colloque que vous organisez dans le cadre du Congrès de l'ACFAS? Vous pouvez faire appel aux services de la collection des Cahiers scientifiques de l'ACFAS.

Consultez la politique de publication des actes de colloques.

Pour plus d'informations, contactez Johanne Lebel, directrice de la collection : 514 849-0045, poste 231 ou johanne.lebel@acfas.ca.

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Support administratif

Comment puis-je obtenir une lettre d’invitation?

L'ACFAS émet sur demande une lettre d'invitation à l'attention des congressistes étrangers afin de faciliter leurs démarches pour leur venue au Canada (visa, etc.). Veuillez noter que l'ACFAS n'est pas responsable de ces démarches auprès des instances administratives. Adressez votre demande à yolette.riche@acfas.ca 

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Comment puis-je obtenir une lettre de participation?

L'ACFAS peut vous remettre une lettre de participation, attestant de votre présence au congrès en tant qu’auteur de communication. Ces lettres sont émises pendant la semaine du congrès uniquement (du 7 au 11 mai 2018). Pour cela, vous devrez vous présenter au comptoir de l'aide à l'inscription.

Pour tous les détails, consultez Attestations officielles.

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L'ACFAS peut-elle m'aider à obtenir un visa? 

Vous êtes responsable de faire les démarches nécessaires auprès des instances administratives. Pour faciliter celles-ci, l'ACFAS peut vous fournir, sur demande, une lettre d’invitation. Adressez-vous à yolette.riche@acfas.ca. L'ACFAS ne pourra en aucun cas intervenir d'une autre manière. 

Pour tous les détails, consultez Informations aux voyageurs.

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L'ACFAS peut-elle m'accorder un soutien financier pour ma participation au congrès?

L'ACFAS ne dispose pas des moyens financiers nécessaires pour parrainer la venue de conférenciers. Chacun est donc responsable de payer les frais encourus pour sa participation (transport, hébergement, restauration et inscription). 

Consultez la page Soutien financier, où nous relayons l'information que nous recevons d'autres d'organismes.